Comment tester efficacement un logiciel de facturation ?

En pratique, il est essentiel de tester un logiciel avant de l’acheter. Et le logiciel de facturation n’échappe pas à la règle. Avant de s’engager avec un éditeur, l’entreprise doit effectuer des tests, mais pas de n’importe quelle manière. Des étapes importantes sont à respecter. Compta-Facile vous les dévoile ici en apportant une réponse à la question : comment tester efficacement un logiciel de facturation ? En pratique, il convient :

• De tester la version complète du logiciel
• De paramétrer intégralement la solution testée
• D’utiliser toutes les fonctionnalités proposées
• De s’assurer de la conformité du logiciel
• Et de faire un choix

Tester une version complète du logiciel de facturation et pas une version limitée

Il existe, en général, de façon de tester un logiciel de facturation. La première consiste à avoir recours à une version d’essai limitée, c’est-à-dire une solution dont les fonctionnalités comportent des restrictions. La seconde vous conduit à utiliser, pendant un certain temps (30 jours dans la plupart des cas), la version complète du logiciel de facturation. La solution ainsi testée présente toutes les fonctionnalités dont vous pourrez bénéficier par la suite.

Vous l’aurez compris, pour que votre démarche soit performante, il vaut mieux tester une version complète plutôt que d’essayer une version limitée. Dans ce dernier cas, vous ne pourrez pas essayer certaines fonctionnalités ayant peut-être de l’importance. Ainsi, vous aurez plus de difficultés à répondre à la question : le logiciel de facturation que j’ai testé répond-il bien à mes besoins ?

Bien paramétrer le logiciel de facturation testé

Pour garantir l’efficacité du test, et même si vous ne travaillerez peut-être pas avec la solution que vous essayez, vous devez le paramétrer intégralement. Cela implique de renseigner tous les champs demandés par le logiciel et notamment les informations portant sur :

• Votre entreprise en tant que tel (nom, adresse,logo…),
• Ses caractéristiques fiscales (taux de TVA applicable, exigibilité de la taxe),
• Les deux bases de données importantes du processus de facturation (clients et articles).

On notera à ce niveau qu’il convient de ne pas rentrer tous les articles proposés à la vente ni tous les clients avec lesquels l’entreprise travaille. En effet, s’agissant d’un test, la création de quelques fiches produits/clients suffira amplement.

Paramétrer convenablement un logiciel de facturation permet d’effectuer un test efficace.

Utiliser toutes les fonctionnalités de la solution de facturation

C’est l’étape de test à proprement parler. Pour que votre démarche soit couronnée de succès, vous devez utiliser toutes les fonctionnalités proposées par la solution de facturation. Il vous faut donc, à ce stade, l’essayer comme s’il s’agissait du logiciel que vous utilisiez actuellement. Pour cela, vous pouvez :

• Créer des profils d’utilisateurs et leur attribuer des droits différents,
• Personnaliser des modèles de documents (devis, factures…),
• Établir des devis et les transformer en facture,
• Simuler des règlements et analyser la gestion du recouvrement,
• Prendre connaissance des possibilités de communication avec votre expert-comptable,
• Exporter les écritures de vente pour vérifier leur intégration dans votre logiciel de comptabilité.

Vérifier la conformité du logiciel de facturation avec les dispositions légales et réglementaires

Le fonctionnement des logiciels de facturation demeure moins encadré que celui des logiciels de caisse. Toutefois, la facturation joue un rôle essentiel dans l’économie et la législation a institué de nombreuses règles à respecter.

Contrairement à ce qui était initialement prévu, les entreprises qui utilisent un logiciel de facturation ne doivent pas justifier son caractère non-permissif (anti-fraude). Toutefois, elles doivent s’assurer que la solution leur permet bien d’éditer des factures conformes à la Loi. En effet, de nombreuses mentions obligatoires existent et leur omission ou inexactitude peut coûter très cher.

A ce niveau, il convient de vérifier que le logiciel de facturation reprend bien l’intégralité des mentions obligatoires.

Tester pour bien choisir son logiciel de facturation

A l’issue de votre phase de test, vous devrez effectuer une sélection et choisir le logiciel de facturation qui répond au mieux à vos besoins. Ce choix, vous le ferez plus facilement si vous avez testé pleinement plusieurs solutions de gestion.

Vous devrez alors réaliser une synthèse de chaque test puis effectuer des comparaisons entre les différents logiciels de facturation. Il ne vous restera plus qu’à retenir celle qui ressort du lot, autrement dit, celle ayant le meilleur rapport qualité-prix et qui comble la plupart de vos besoins.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.