Le tableau de bord pour auto-entrepreneur et micro-entrepreneur

Un auto-entrepreneur (ou un micro-entrepreneur) bénéficie d’allègements comptables importants mais il doit tout de même gérer son entreprise au quotidien. Cette gestion est généralement effectuée au moyen d’un tableau de bord, aussi simple soit-il. Ce document doit faire la synthèse de l’existant et tenter de prévoir au mieux l’avenir. Compta-Facile dévoile les étapes de conception d’un bon tableau de bord pour auto-entrepreneur et répond plus largement aux questions : comment choisir un tableau de bord pour auto-entrepreneur ? Quel contenu doit-il présenter ? Comment le construire ?

Remarque terminologique : sont concernés ici non seulement le micro-entrepreneur soumis au régime fiscal du micro (micro-BIC ou micro-BNC) mais également l’auto-entrepreneur (bénéficiant, en plus, du régime du micro-social).

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

Un tableau de bord est un outil de gestion de l’entreprise qui présente de manière synthétique l’activité et les résultats de l’entreprise. Il peut concerner l’entreprise dans sa globalité ou uniquement certaines branches d’activité.

C’est un document très utilisé en pratique puisqu’il permet de piloter l’entreprise. En d’autres termes, il apporte la réponse aux questions « où en suis-je ? » et « Où vais-je ? ».

Il représente un véritable outil d’aide à la décision en ce sens où il permet d’alerter le chef d’entreprise sur une situation particulière et ainsi de faire en sorte que des actions correctives soient déployées rapidement.

Existe-t-il un tableau de bord adapté à une auto-entreprise ?

Il existe différents tableaux de bord, les principaux étant les suivants :

• Le tableau de bord prospectif (ou balanced scorecard) qui permet de piloter la stratégie d’une entreprise et de la manager,
• Le tableau de bord opérationnel qui permet de mesurer l’efficacité ainsi que le degré d’avancement des plans d’actions décidés ;
• Et le tableau de bord de gestion (ou tableau budgétaire) qui permet de mesurer la performance de la gestion qui est faite d’une entreprise.

Les deux premiers types de tableaux de bord ne sont utilisés que par les PME voire les grandes entreprises. L’auto-entrepreneur n’a intérêt, en pratique, à ne s’orienter que vers la construction d’un tableau de bord de gestion. La raison est simple : ses besoins sont beaucoup moins étendus que les entreprises de taille plus importante.

L’enjeu à ce stade consiste donc à définir des outils de mesure de la performance adaptés à l’auto-entreprise. Ces outils sont appelés des indicateurs.

Comment construire un tableau de bord pour auto-entrepreneur ?

Faire un tableau de bord lorsque l’on est auto-entrepreneur est assez simple en pratique. Il convient notamment de faire preuve de bon sens.

Favoriser le recours à une solution qui se greffe à un logiciel existant

Avant toute chose, il doit être signalé qu’il est d’autant plus appréciable d’utiliser une solution d’édition de tableaux de bord pour auto-entrepreneurs qui puise sa matière première dans une base de données existante, et ce afin de limiter le temps perdu à saisir une deuxième fois les informations et ainsi atténuer le risque d’erreur.

C’est pourquoi il est conseillé, lorsque l’auto-entrepreneur opte pour un logiciel de facturation, de vérifier qu’un module « tableau de bord » existe bel et bien dans la solution proposée (dans ce cas, on parle de « solution de gestion pour auto-entrepreneurs »).

Définir des indicateurs de tableau de bord pertinents

Les indicateurs contenus dans un tableau de bord pour auto-entrepreneur vont lui permettre de suivre la gestion de ses affaires. Ils doivent lui permettre de piloter au mieux son entreprise et ainsi de prendre les bonnes décisions dans un délai raisonnablement court.

Il ne faut pas se leurrer, et c’est ici encore un point de distinction avec les tableaux de bord utilisés par de plus grandes entreprises, les indicateurs d’un tableau de bord d’auto-entrepreneur ne diffèrent que légèrement d’une activité à l’autre.

Voici les indicateurs plus utilisés dans un tableau de bord d’auto-entrepreneur en pratique :

• Chiffre d’affaires (réalisations effectives et prévisions sur une période définie comme le mois ou la semaine par exemple),
• Montant du panier moyen (pour les activités de négoce) et valeur ciblée,
• Nombre de devis en cours (devis émis et non encore acceptés),
• Montant des devis en cours (chiffre d’affaires potentiellement réalisable),
• Taux de marge, taux de marque, marge de production ou taux horaire moyen,
• Taux de transformation (nombre de devis convertis en factures selon la période voulue ainsi que les objectifs de conversion),
• Nombre de produits, de marchandises ou de services vendus,
• Créances échues non réglées (factures clients en retard de paiement),
• Variation de trésorerie nette au cours de la période considérée (décaissements – encaissements).

Pour qu’il soit efficace, il est préconisé de construire son tableau de bord sur une seule page, avec au maximum 10 indicateurs. Des graphiques peuvent bien évidemment être insérés.

Mettre à jour son tableau de bord en temps utile

Un tableau de bord n’a de raison d’être que s’il produit de l’information en temps voulus. Un tableau de bord de gestion doit, à minima, être mis à jour tous les mois. Lorsqu’il est fait recours à une solution couplée à un logiciel de facturation, la mise à jour se fait généralement en temps réel, ce qui est particulièrement appréciable pour l’auto-entrepreneur.

Conclusion : les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs présentent des besoins spécifiques en matière de tableau de bord. Ce document fait état d’un contenu très simplifié par rapport aux tableaux de bord traditionnels.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.