Comment réussir son tableau de bord ?

En pratique, peu d’entreprises établissent des tableaux de bord. Et pourtant, elles y trouveraient presque toutes un intérêt. Pour celles qui en construisent, il ne faut pas le faire n’importe comment pour qu’il soit efficace. Il convient alors de se poser la question : comment réussir son tableau de bord, c’est-à-dire produire un véritable outil d’aide à la décision, pertinent et adapté à l’entreprise. Compta-Facile tente d’y apporter des réponses et fournit ses conseils en la matière.

Réussir son tableau de bord, c’est mener une phase de réflexion en amont

Construire un tableau de bord est un travail qui implique le respect d’une certaine démarche. Il est impossible d’en établir un sans étudier au préalable un certain nombre de paramètres au sein de l’entreprise.

Tout d’abord, il convient de définir la mission à mener c’est-à-dire la stratégie qui va être déployée (ou la stratégie que l’on veut analyser) et l’objectif poursuivi (amélioration de la qualité, assurance de la disponibilité des produits, respect des délais de livraison, amélioration du taux de transformation de paniers de commandes, etc.).

Enfin, il est nécessaire d’extraire les points clés de cette mission. Ce sont les notions essentielles qui émergent de la stratégie (qualité, coût, délai, disponibilité, etc.). Ces points doivent ensuite être déclinés en plusieurs paramètres. La qualité, par exemple, pourra être déclinée en paramètres suivants : conformité des produits, retour des clients, SAV. Ce travail va permettre de choisir les meilleurs indicateurs pour son tableau de bord.

Réussir son tableau de bord, c’est mettre en place un plan d’actions

Il est important de se fixer des objectifs mais il est essentiel de se donner les moyens de les atteindre. Une fois la stratégie définie, un plan d’actions personnalisé doit être défini et déployé.

Le plan d’actions doit prévoir des actions concrètes, techniquement réalisables, ambitieuses mais réalistes . Les opérationnels en charge de d’assurer leur déploiement sur le terrain doivent être clairement identifiés et des échéances doivent être fixées avant même le lancement.

Réussir son tableau de bord, c’est identifier des indicateurs pertinents

Après avoir mené un travail de réflexion et déterminé la matière première du tableau de bord (recensement des paramètres), il convient d’identifier les indicateurs les plus représentatifs et les plus simples à calculer. Deux séries d’indicateurs devront ainsi être définis :

• Les indicateurs de pilotage : ils vont mesurer le degré d’avancement du plan d’actions et permettre de vérifier s’il a aboutit ou non.
• Les indicateurs de performance : ils mettent en évidence l’atteinte (ou la non atteinte) des objectifs que s’est fixée l’entreprise.

Il n’existe pas d’indicateur idéal mais simplement des indicateurs adaptés à une entreprise, compte tenu de la nature de son activité et de son organisation. Il convient, par ailleurs, d’en utiliser un nombre limité et de ne retenir que ceux qui sont essentiels.

Réussir son tableau de bord, c’est impliquer au mieux les acteurs concernés

Un tableau de bord ne rencontrera un succès que si les dirigeants s’approprie la confiance de leurs opérationnels et les implique ouvertement dans le projet. La démarche d’élaboration d’un tableau de bord doit être commune et intégrer les acteurs concernés, afin d’éviter qu’ils se sentent « fliqués » (ce n’est d’ailleurs pas du tout l’objectif poursuivi par un tableau de bord). Toutes les équipes doivent se fédérer autour de ce projet.

La communication jouera, à ce stade, un rôle majeur et tous les efforts devront être fournis en ce sens.

Réussir son tableau de bord, c’est respecter le triptyque coût-qualité-délai

Il faut toujours garder à l’esprit que l’information n’a d’intérêt que si elle est produit dans les délais impartis et pour un coût maîtrisé (le coût ne doit pas excédé les gains retirés c’est-à-dire les avantages que procurent la prise en considération de l’information). Elle permettra ainsi une prise de décision en tant réel et le déploiement rapide d’actions correctives.

Un tableau de bord doit être alimenté et édité de façon périodique (tous les mois ou tous les trimestres par exemple) et il doit être régulièrement mis à jour.

Réussir son tableau de bord, c’est soigner la forme

Dans l’idéal, un tableau de bord se veut synthétique et doit tenir sur une seule page avec, de préférence, le recours à des graphiques (histogrammes pour des comparaisons, courbes pour des évolutions dans le temps). Cela permettra de se fonder rapidement une opinion en ayant une vision globale. Le style doit être épuré et l’apparence visuelle agréable.

Le contexte pourra être succinctement précisé en introduction (période d’analyse, raison d’être du tableau de bord, échéance fixée). De même, de brèves informations pourront être annotées à coté des graphiques.

Le tableau de bord doit rappeler les objectifs et les comparer aux résultats. Il peut effectuer des comparaisons avec des statistiques établies au titre d’anciennes périodes et ce afin de mettre en évidence leur évolution.

Enfin, un tableau de bord doit être adapté à son destinataire : le vocabulaire doit être connu par le lecteur.

Conclusion : Réussir son tableau de bord, c’est faire preuve de bon sens à différentes étapes : préparation, construction et diffusion.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.