Qu’est-ce qu’une écriture comptable ?

Les entreprises qui tiennent elles-mêmes leur comptabilité sont amenées à enregistrer des écritures comptables dans leurs comptes et, plus particulièrement, dans leurs journaux. Les écritures comptables représentent la matière première de la comptabilité, elles sont essentielles pour produire une information financière de qualité, c’est pourquoi il est nécessaire de comprendre de quoi il s’agit. Compta-Facile répond ici à la question : qu’est-ce qu’une écriture comptable ?

Définition d’une écriture comptable

L’objectif de la comptabilité est de produire une information financière fiable, comparable, sincère, régulière et claire. Pour cela, tout flux impactant l’entreprise, c’est-à-dire son patrimoine ou son activité, doit être enregistré dans les comptes. C’est la définition même d’une écriture comptable : elle traduit l’impact financier d’un flux dans la comptabilité de l’entreprise.

Une écriture comptable constitue donc la transcription financière d’un flux dans les comptes d’une entreprise. Les flux peuvent être de tout nature : flux financiers et/ou flux économiques, flux courants et/ou flux exceptionnels, etc.

L’ensemble des écritures comptables d’une entreprise vont alimenter ses états financiers que sont le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

Caractéristiques d’une écriture comptable

Présentation d’une écriture comptable

Un écriture comptable est composée d’au moins deux lignes ; chaque ligne étant ventilée en plusieurs colonnes et devant contenir différentes informations.

Deux colonnes doivent attirer particulièrement l’attention de l’opérateur de saisie : la colonne « débit » et la colonne « crédit ». En effet, il va devoir y éclater son opération en fonction de la nature de l’opération et du sens de celle-ci. Une écriture comptable comprend forcément au moins un débit et un crédit.

Une fois l’écriture comptable saisie, le total des débits doit obligatoirement être égal au total des crédits. C’est le mécanisme fondamental de la partie double, principe sur lequel repose la comptabilité des entreprises. On dit alors que l’écriture comptable est équilibrée.

Justification d’une écriture comptable

Toute écriture comptable doit être appuyée par un justificatif (on parle d’ailleurs de pièces justificatives comptables). Pour les achats et les ventes, ce sont généralement les factures qui assurent cette fonction. Pour la banque, ce sont les relevés de compte bancaire. Pour la caisse, ce sont les brouillards. Pour les enregistrements liés à la paie, ce sont les bordereaux de charges sociales ainsi que les journaux de paie.

Il est généralement conseillé de les numéroter correctement et de reporter ce numéro au sein même de l’écriture comptable et ce afin d’être en mesure de retrouver rapidement le justificatif en cas de besoin (pour les factures, il sera possible de retenir, par exemple, le numéro de facture tel qu’il y figure).

Composition d’une écriture comptable

Toute écriture comptable doit contenir au moins les informations suivantes :

• La date de l’opération (en général, la date de facture) ;
• La référence du justificatif de l’opération (numéro permettant d’identifier le document) ;
• Le libellé de l’opération (description du flux) ;
• Les comptes mouvementés par l’opération (imputation comptable) ;
• Le montant de l’opération (valorisation du flux) ;
• Et le sens du flux (le débit s’il représente un emploi, le crédit s’il constitue une ressource).

Pour comprendre la distinction entre un débit et un crédit :

• Qu’est-ce qu’un débit en comptabilité ?
• Qu’est-ce qu’un crédit en comptabilité ?

Enregistrement d’une écriture comptable

Une écriture comptable s’enregistre dans un document appelé un journal comptable. En pratique, il existe généralement un journal centralisateur qui regroupe différents journaux auxiliaires (ils sont créés au choix de l’entreprise et surtout en fonction de ses besoins). Voici ceux qui sont généralement ouverts :

• Le journal des achats regroupant les enregistrements des factures d’achats,
• Le journal des ventes regroupant les enregistrements des factures de ventes,
• Le journal de banque regroupant les enregistrements des relevés bancaires,
• Le journal de caisse regroupant les enregistrements de la caisse (espèces notamment),
• Le journal de paie regroupant les enregistrements des écritures de paie,
• Le journal des opérations diverses regroupant les enregistrements des déclarations de TVA, des écritures d’inventaires et d’autres écritures de régularisation.

Lorsque l’entreprise utilise un logiciel de comptabilité, ses journaux sont dématérialisés et gérés automatiquement. Ils sont automatiquement compilés et centralisés dans le journal général. Pour plus d’informations sur les modalités d’enregistrement : comment passer une écriture en comptabilité ?

Exemple d’écriture comptable

Voici un exemple d’écriture comptable, donné à titre purement indicatif :

A lire également sur Compta-Facile :

• Comment enregistrer une facture en comptabilité ?
• Comment enregistrer un relevé bancaire en comptabilité ?
• Quelles sont les principales écritures en comptabilité ?

Conclusion : une écriture comptable est une opération dont l’objectif est de traduire un flux sur le plan monétaire dans les comptes d’une entreprise. Une attention particulière doit y être portée puisqu’elle a un impact direct sur la qualité de l’information financière produite.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.