Les pièces justificatives comptables

Le Code Général des Impôts oblige les contribuables présentant une comptabilité de l’appuyer de pièces justificatives. Ces documents, appelées pièces justificatives comptables, concernent aussi bien les achats, que les ventes ou encore les frais généraux et les stocks.

Les justificatifs comptables relatifs aux recettes

Lorsqu’une transaction est matérialisée par une vente, la pièce justificative est nécessairement une facture, au format papier ou électronique. Faire une facture est d’ailleurs obligatoire dans de nombreuses situations. Une facture doit être conservée sous un support particulier et pendant un certain délai.

En revanche, si aucun justificatif n’est en mesure de justifier l’écriture, les ventes doivent être comptabilisées de manière détaillée (chaque opération doit être inscrite sur une ligne distincte dans les journaux de ventes).

Une tolérance est toutefois accordée aux commerçants réalisant des opérations de même nature au cours d’une même journée. Ces derniers peuvent récapituler l’ensemble de ces opérations de même nature sur une seule et unique pièce justificative.

Une mesure de faveur est également prévue pour les transactions de faible montant (ventes au détail ou services rendus à des particuliers inférieurs à 76 euros) : ces opérations peuvent être inscrites globalement en comptabilité en fin de journée. Cette tolérance n’exempte pas le contribuable de conserver à l’appui de sa comptabilité tous les documents justificatifs (brouillard de caisse, bande de caisse, bordereaux de remises en banque).

En cas d’utilisation d’une caisse enregistreuse, le fait de ne pas conserver les fiches de caisses enregistreuses peut être sanctionné par l’administration fiscale sous la forme d’un rejet de la comptabilité.

Les justificatifs comptables relatifs aux achats

La comptabilité doit être justifiée de toute pièce destinée à permettre le contrôle de la réalité des achats portés en déduction. Le défaut de production de pièces justificatives peut entraîner le rejet de la déduction de la charge (et donc sa réintégration aux résultats imposables de l’entreprise).

En principe, chaque enregistrement comptable doit être justifié par une facture.

Ce principe subit deux atténuations :

• lorsque les commerçants s’approvisionnent directement à la culture ou sur les marchés et qu’ils n’ont pas la possibilité d’obtenir une facture. Ils peuvent justifier l’achat par tout moyen (fiche de poids, fiche de sortie etc.),
• lorsque les commerçants s’approvisionnent directement auprès de producteurs  (produits agricoles ou pêche maritime).

Dans les cas où les fournisseurs du contribuable sont dispensés d’établir des factures, ce dernier doit être en mesure de prouver ses achats comptabilisés (indication de la date, de la désignation du produit, prix). Il peut conserver tout document utile.

Les sanctions applicables en cas de défaut de production de pièces justificatives

Le défaut de conservation de pièces justificatives comptables peut être sanctionné par l’exclusion des charges de la déductibilité.

Si la majorité de la comptabilité n’est pas appuyée de pièces justificatives probantes, l’administration fiscale peut rejeter la comptabilité entière du contribuable et reconstituer elle-même le bénéfice imposable de l’entreprise :

• Soit en reconstituant les recettes par rapport aux achats (s’ils sont connus, peu importe qu’ils aient été enregistrés ou non) en appliquant un coefficient de marge,
• Soit en reconstituant les recettes sans aucune référence à la comptabilité (en s’appuyant sur les relevés bancaires par exemple),
• Soit en reconstituant le montant des achats en appliquant un coefficient de marge aux recettes (tel qu’il ressort habituellement dans le secteur d’activité en question)

Le redevable ne peut critiquer la méthode suivant laquelle le service a évalué le montant des achats, malgré l’absence de tout justificatif valable.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.