Comment paramétrer un logiciel de facturation ?

Lorsqu’une entreprise utilise un logiciel de facturation, elle a tout intérêt à bien le paramétrer afin, notamment, de pouvoir l’utiliser pleinement c’est-à-dire de profiter de toutes ses fonctionnalités. Compta-Facile y consacre une publication dont l’objet est de répondre à la question : comment paramétrer un logiciel de facturation ?

Le paramétrage de base du logiciel de facturation

Renseigner la carte d’identité de l’entreprise

Ce volet concerne les éléments essentiels au fonctionnement du logiciel de facturation. Il s’agit, dans un premier temps, de remplir toutes les caractéristiques de l’entreprise demandées par la solution de gestion :

• Identification précise de l’entreprise (dénomination sociale, siège social, numéro SIREN, montant du capital, numéro de TVA intracommunautaire, code NAF, etc.) ;
• Définition des droits d’utilisateurs lorsque le logiciel est accessible sur Internet ou installé sur un réseau et que différentes personnes y ont accès.

Gérer les comptes clients

Une fois qu’elle a renseigné ses propres caractéristiques, l’entreprise doit insérer celles de ses clients. Pour chacun d’entre eux, elle doit créer et paramétrer (ou importer) une fiche. Les informations contenues sont plus ou moins vastes :

• Le nom, le responsable, les coordonnées téléphoniques, l’adresse de facturation, l’adresse de livraison et le numéro d’identification à la TVA,
• Les conditions tarifaires négociées (remises immédiates ou différées sur certaines catégories de produits),
• Les conditions de paiement applicables (délai de paiement, escompte applicable pour paiement anticipé, taux des pénalités de retard, montant de l’indemnité pour recouvrement),

Gérer la base d’articles

Il est question de créer (ou de rapatrier, si elle existe déjà) la base de données des articles commercialisés par l’entreprise. Pour chaque article, il est généralement possible de renseigner :

• Le code (numéro unique d’identification),
• La nature (bien ou service),
• L’appellation et la description plus précise,
• La famille (regroupement par catégories choisies par l’entreprise),
• Le prix d’achat, le prix de vente et le taux de marge,
• Le taux de TVA applicable,
• Le montant de l’écotaxe,
• La disponibilité (en nombre de jours),
• Le volume (en m3) et le poids (en kg)…

Le paramétrage avancé du logiciel de facturation

Personnaliser des modèles de factures

Les logiciels de facturation proposent des modèles de factures. Ils contiennent l’ensemble des mentions obligatoires prescrites par la loi. L’entreprise a la possibilité de les personnaliser en :

• Insérant son logo,
• Modifiant la disposition des blocs,
• Adaptant le contenu du document selon le destinataire,
• Créant différentes catégories de factures (par site géographique par exemple).

Il convient de souligner, à ce stade, que le paramétrage de base est essentiel. En effet, il est indispensable de remplir un maximum d’informations car, par la suite, le logiciel de facturation adapte automatiquement le contenu des documents en fonction de celles-ci. Par exemple, les informations vont différer selon que le client soit un professionnel ou un particulier.

Préparer la communication avec le logiciel de comptabilité

Certains logiciels de facturation communiquent avec le logiciel de comptabilité. Ils peuvent être directement interfacés avec le logiciel comptable ou être simplement compatibles. Dans le premier cas, une manipulation (un clic) suffira pour déverser toutes les écritures de ventes en comptabilité. Dans le second, un fichier devra spécialement être exporté à cet effet et être intégré dans la solution de gestion comptable.

Cela étant dit, l’intégration nécessite un paramétrage méticuleux ; notamment sur les points suivants :

• Les numéros de comptes de ventes (comptables) doivent être renseignés pour chaque bien ou service répertorié,
• La typologie des comptes auxiliaires clients doit être clairement définie (par exemple : 9DUPON ou 9DURAN),
• Les taux de TVA applicables ainsi que les numéros de comptes de bilan de la taxe doivent être précisés,
• Le fichier d’export doit respecter les normes d’intégration prévues par le logiciel de comptabilité (le cas échéant).

Conclusion : le logiciel de facturation nécessite un paramétrage rigoureux afin que toutes les fonctionnalités de la solution soit utilisables et qu’il n’y ait aucune erreur dans le processus de facturation.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.