Quelles sont les obligations de l’expert-comptable en matière de FEC ?

Les experts-comptables peuvent accompagner les entreprises dans la production, le contrôle, la rédaction de la notice ou la conservation de leurs Fichiers des Écritures Comptables. Cela doit cependant faire l’objet de précisions dans la lettre de mission qui les lie à chacun de leur client. Selon les termes de ce document, les responsabilités et tâches des professionnels du chiffre diffèrent. Leur rôle de conseil, lui, demeure.

Depuis 2014, la production du Fichier des Écritures Comptables (FEC) fait partie des obligations des entreprises. Demandé par l’administration lors des contrôles fiscaux, le fichier doit respecter des normes strictes de format et de contenu. Il est analysé par les vérificateurs, qui contrôlent exhaustivement toutes les écritures comptables et les comparent avec les déclarations fiscales des entreprises.

Dès lors pour éviter les redressements, ces dernières font face à plusieurs défis : produire et transmettre leur FEC dans les délais, s’assurer de sa conformité, pouvoir en expliquer les éventuelles particularités et mettre en place un processus d’archivage des fichiers. Les experts-comptables les accompagnent naturellement sur le sujet. Mais leur rôle et leur degré de responsabilité en cas de non-conformité du fichier dépendent de ce qui est précisé dans leur lettre de mission.

Qui produit le FEC ?

Lorsqu’un expert-comptable est en mission de tenue de comptabilité pour son client, la responsabilité de la production du FEC lui revient également : c’est un sous-produit logique de ses travaux, et fait donc partie intégrante de sa mission. De manière générale, le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables (CSOEC) considère que celui qui produit la comptabilité est responsable du FEC.

En revanche si l’expert-comptable intervient en révision ou en compilation des comptes, il ne détient pas l’original de la comptabilité de son client. Ce dernier peut le solliciter pour la production du FEC, mais cela constitue alors une mission complémentaire à sa lettre de mission initiale. Le professionnel n’étant pas responsable de la fiabilité des informations comptables ni de la cohérence du FEC avec la liasse fiscale, il est nécessaire que la lettre de mission définisse précisément les diligences et le périmètre de responsabilité du professionnel.

Qui vérifie le fichier ?

Si l’expert-comptable est tenu de produire le FEC lorsqu’il tient la comptabilité de son client, il n’existe pas d’obligation légale d’en contrôler son format ni son contenu. Toutefois si le FEC généré s’avère non-conforme, c’est la responsabilité de l’expert qui sera engagée. Afin d’éviter les surprises et les potentielles sanctions à l’issue d’un contrôle fiscal, il est préférable de procéder à une vérification du fichier en amont de tout contrôle. Il existe pour cela des logiciels d’analyse du FEC dédiés aux experts-comptables, qui proposent un panel de tests allant des contrôles sur le format et le contenu du fichier, à la mesure du risque fiscal de l’entreprise.

L’analyse du fichier peut ainsi être intégrée à la lettre de mission de l’expert-comptable, ou proposée aux clients en tant que mission complémentaire (notamment en révision et en compilation des comptes). Un examen approfondi du FEC permet également de détecter des doubles paiements fournisseurs ou encore les éventuels oublis de la TVA déductible. Ce type de mission pourrait être facturé aux honoraires de succès instaurés par la loi PACTE.

Qui conserve le FEC ?

Légalement parlant, une entreprise a l’obligation de conserver ses données comptables ainsi que la documentation qui l’accompagne pendant une durée de 10 ans. Lorsque l’expert-comptable se voit confier la tenue de la comptabilité d’une entreprise, c’est à lui que revient cette responsabilité.

Si cette obligation ne porte pas directement sur le Fichier des Écritures Comptables, l’Ordre des Experts-Comptables ainsi que la DGFiP conseillent d’archiver systématiquement les FEC de chaque exercice clôturé. Cela permet, en cas de contrôle fiscal, de disposer sans délai des FEC à fournir à l’administration, et ce aux normes en vigueur au moment de la clôture. C’est également un moyen de se prémunir d’un écueil technique à l’extraction tardive du fichier : problème de paramétrage, mise à jour du logiciel, changement d’ERP…

Si le professionnel du chiffre intervient dans le cadre d’un autre type de mission, il est nécessaire de préciser dans la lettre de mission si l’expert-comptable doit mettre en place une procédure d’archivage des FEC du client.

Qui rédige la notice explicative du fichier ?

En même temps que le FEC, il est possible – et même fortement conseillé – de remettre à l’administration fiscale une notice explicative. Ce document descriptif permet à l’entreprise d’expliquer les particularités de sa comptabilité, et les éventuelles anomalies qui peuvent se trouver dans le fichier et qui pourraient paraître suspicieuses aux yeux du vérificateur.

Le professionnel du chiffre n’est pas tenu de rédiger ce document. Cependant, assurer sa rédaction ou fournir une assistance à la description du FEC pourrait constituer un réel atout à la fois pour l’expert-comptable et pour son client. En plus de fournir un accompagnement supplémentaire, l’expert-comptable peut profiter de cette opportunité pour tracer dans le fichier descriptif son intervention, détailler l’organisation comptable, et expliciter la répartition des tâches entre lui et le client… C’est, par exemple, l’endroit propice pour préciser au vérificateur que le dossier contrôlé prétend à l’application de la mesure de tolérance pour l’établissement des déclarations de TVA*.

Devoir de conseil

Si le degré de responsabilité de l’expert-comptable à l’égard du FEC varie en fonction des diligences listées dans sa lettre de mission, il demeure tenu par une obligation générale de conseil à l’égard de son client. Il est ainsi de son devoir de l’informer sur les règles relatives à la tenue d’une comptabilité informatisée ou la nécessité de produire et présenter son FEC en cas de contrôle. L’expert-comptable doit également alerter son client sur les risques encourus en cas d’infraction à ces règles.

En matière de FEC le rôle de l’expert-comptable dépend donc des missions et des attentes de ses clients qui peuvent solliciter des interventions complémentaires comme la vérification du fichier. L’important est que cela soit bien établi dans la lettre de mission.

* Tolérance fiscale admise pour les experts-comptables uniquement, permettant l’établissement des déclarations de TVA à partir d’opérations encore non validées pour les :

• BIC réalisant des ventes de biens dont le chiffre d’affaires (CA) est inférieur à 1,5 M€ ;
• BIC réalisant des prestations de services et les BNC dont le CA est inférieur à 600 K€ ;
• BA dont le CA est inférieur à 700 K€.

Ecrit par
Florent Le Grix de la Salle