Quelle durée choisir pour le premier exercice comptable ?

Lorsqu’une entreprise est créée, ses associés ou son exploitant doivent choisir une date de clôture pour l’exercice comptable. Cette dernière est fondamentale et il est important de bien la choisir dès le commencement de l’activité ; à défaut, elle pourra toutefois être modifiée ultérieurement. Compta-Facile répond ici concrètement à la question : quelle durée choisir pour le premier exercice comptable ?

Quelles sont les règles encadrant la durée du premier exercice comptable ?

Le premier exercice comptable peut durer plus ou moins de 12 mois

C’est le Code de Commerce qui encadre les règles relatives à l’exercice comptable. L’article L 123-12 prévoit notamment que toute entreprise doit « contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise ». La durée d’un exercice comptable est donc, par déduction, fixée à douze mois.

Par exception, lors de la constitution d’une entreprise, la durée du premier exercice peut être inférieure ou supérieure à 12 mois. Il n’existe pas de minimum (le premier exercice comptable peut ne durer que quelques jours) mais seulement un maximum : la date de clôture du premier exercice comptable ne peut être postérieure au 31 décembre de l’année suivant celle au cours de laquelle la société s’est constituée. La durée du premier exercice comptable ne peut donc, en pratique, excéder 24 mois.

Dans certains cas, la durée du premier exercice comptable est imposée

Les entreprises titulaires de bénéfices non commerciaux – BNC – n’ont pas la faculté de choisir la date de clôture de leur premier exercice comptable. Elles doivent obligatoirement clôturer leurs comptes le 31 décembre, peu importe la date de leur création. En pratique, cela concerne les professions libérales exerçant sous le statut de l’entreprise individuelle.

Enfin, lorsqu’une entreprise est membre d’un groupe intégré, les dates d’ouverture et de clôture de son exercice comptable doivent coïncider avec celles des autres sociétés du groupe. Or, une société créée au cours d’un exercice ne répond à ces conditions qu’à compter de son deuxième exercice d’existence. Par conséquence, il est indispensable de prévoir, pour le premier exercice, une date d’ouverture et une date de clôture qui s’alignent sur celles des autres sociétés du groupe, lorsqu’une intégration est souhaitée dès le deuxième exercice.

Les micro-entreprises ne sont pas concernées par l’exercice comptable

Il est important de le souligner : la problématique de la durée du premier exercice comptable n’a lieu d’être que pour les sociétés et les entreprises individuelles relevant des bénéfices industriels et commerciaux (de l’IR ou de l’IS) soumises à un régime réel d’imposition : le régime du réel normal (RN) ou le régime du réel simplifié d’imposition (RSI).

Les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs n’étant pas obligés de tenir une comptabilité, ils n’ont pas à se soucier de la date de clôture de leur exercice comptable.

Comment choisir la durée de son premier exercice comptable ?

Aucun texte de loi n’impose une date de clôture. Il est donc possible de clôturer son premier exercice comptable à la date souhaitée : 31 décembre, 31 mars, 30 juin, 30 septembre ou voire même le 29 octobre. Toutefois, certains conseils peuvent aider à bien choisir la durée de son premier exercice comptable. Les voici.

Tenir compte de la saisonnalité de l’activité

Il est important de clôturer son premier exercice comptable au cours d’une période où l’activité est plus faible. En général, il est conseillé de le clôturer juste après un pic d’activité. Cela va permettre :

• De s’assurer de la disponibilité des équipes administratives (pour les travaux d’inventaire) et opérationnelles (pour les comptages),
• D’établir un bilan avec une trésorerie au plus haut et des stocks au plus bas,
• De présenter un compte de résultat avec un chiffre d’affaires important et un résultat plus avantageux,
• D’atténuer l’ampleur des inventaires physiques de stocks (moins de quantités à compter),
• De limiter le nombre d’écritures d’inventaire.

Optimiser la fiscalité sur les distributions de revenus

Le calendrier de l’année est marqué par des périodes importantes dont deux sont essentielles en matière fiscale :

• La fin d’année civile : c’est la période au cours de laquelle la Loi de Finances Initiale (LFI) est adoptée. Celle-ci prévoit les recettes et les dépenses de l’État pour l’année à venir ;
• Le début d’année civile : c’est la période au cours de laquelle la Loi de Finances Rectificative (LFR) est votée. Cette dernière corrige à la hausse ou à la baisse les dépenses et recettes prévues par la loi de finances initiale.

Au cours de ces deux périodes, des mesures fiscales fiscales sont prises et impactent directement toute forme de distribution de revenus (les distributions de dividendes notamment). Étant donné le calendrier auquel sont soumises les sociétés en matière d’approbation des comptes et d’affectation du résultat, elles peuvent avoir intérêt à clôturer leur exercice en cours d’année : au 30 septembre par exemple, pour se laisser la possibilité de distribuer des dividendes en l’application de l’ancienne législation (ou de la nouvelle en fonction des dispositions prévues dans la LFI). Et cette décision doit être prise dès la clôture du premier exercice comptable.

S’assurer de la disponibilité de son expert-comptable

Lorsque l’entreprise créée (ou en cours de création) souhaite travailler avec un expert-comptable, elle a tout intérêt à choisir une date de clôture qui lui permettra de s’assurer que son expert-comptable soit disponible. En d’autres termes, il convient généralement d’éviter la date du 31 décembre car la plupart des entreprises clôturent à cette date.

Opter pour une clôture en cours d’année présente des avantages pour chacune des parties :

• Pour l’expert-comptable : cela lui permet de ne pas alourdir le nombre de dossiers à traiter au 31 décembre et ainsi d’étaler sa charge de travail sur l’année,
•  Pour l’entreprise : cela lui permet de bénéficier d’une meilleure disponibilité de la part du professionnel du chiffre.

Faciliter l’établissement de certaines déclarations

C’est un critère de choix qui doit être pris en compte, même s’il n’est pas l’un des plus déterminants. En fonction des obligations auxquelles une entreprise est soumise, elle peut trouver un intérêt à clôturer son exercice comptable à une date particulière et ce afin de faciliter l’établissement de déclarations fiscales ou sociales par exemple.

Si elle emploie des salariés, une clôture au 31 décembre lui permettra d’établir facilement certains états sociaux (Déclaration Annuelle Des Salaires DADS par exemple).

Enfin, sur le plan fiscal, une spécificité s’applique pour les structures soumises à l’impôt sur le revenu. Elle génère un « double travail ». Toutes celles qui ne clôturent aucun exercice au cours de leur première année civile d’existence doivent produire une déclaration de résultats (liasse fiscale) pour la période allant de leur date de création au 31 décembre de l’année considérée. Par la suite, elles produiront une nouvelle liasse fiscale à la date de clôture et déduiront les bénéfices déjà taxés (ou réintégrerons les pertes déjà déduites). Cette disposition les amène donc à effectuer une situation comptable intermédiaire au 31 décembre (qui ne sera utilisée que pour produire une liasse fiscale) et des comptes annuels définitifs à la date de clôture prévue (qui seront utilisés à la fois pour la liasse fiscale et pour l’affectation du résultat). Pour les structures soumises à l’impôt sur les sociétés, la date limite est fixée au 31 décembre de l’année suivant celle de la création de la société.

Conclusion : la durée du premier exercice comptable est libre, elle ne peut toutefois dépasser 24 mois. En pratique, si les associés ou le chef d’entreprise s’aperçoivent qu’ils ont commis une erreur, ils auront tout de même la faculté de modifier la date de clôture de l’exercice comptable ultérieurement.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.