Faire moins d’erreurs dans ses factures grâce au logiciel de facturation

Beaucoup d’entrepreneurs réalisent leurs factures au moyen d’un tableur voire d’un facturier papier. Ces solutions, quasi-dépourvues de coûts, présentent toutefois certains inconvénients. Essentiellement, elles augmentent le risque de commettre des erreurs en tout genre. Avoir recours à un logiciel de facturation permet de diminuer ce risque. Compta-Facile présente cet atout du logiciel de facturation en répondant aux questions :

• Quelles erreurs le logiciel de facturation permet-il d’éviter ?
• Comment réduire le risque d’erreur grâce au logiciel de facturation ?

Quelles erreurs un logiciel de facturation permet-il d’éviter ?

Le logiciel de facturation permet d’éviter une multitude d’erreurs généralement liées à l’intervention humaine.

Tout d’abord, opter pour un logiciel de facturation c’est avoir l’assurance de n’oublier aucune des mentions obligatoires et de n’insérer aucune mention inexacte. Les mentions obligatoires sont, malheureusement, de plus en plus nombreuses et leur omission ou inexactitude peut coûter très cher à l’entreprise. L’administration fiscale peut, par exemple, infliger une amende de 15 euros par mentions manquantes ou inexactes. L’amende ne peut excéder le quart du montant facturé.

Ensuite, le logiciel de facturation diminue fortement le risque de commettre des erreurs de calculs (erreur  dans le calcul d’une remise ou de la TVA) ou de formule (lignes non prises en compte dans un total). De plus, lorsque l’entreprise a effectué un paramétrage complet de sa solution, ce logiciel reprend automatiquement les caractéristiques des marchandises/services vendus (prix unitaire, taux de TVA, délai de livraison…) ainsi que celles relatives au client (adresse, conditions de paiement, tarifs…). Ce qui réduit la probabilité de se tromper et d’insérer de mauvaises informations.

Enfin, lorsqu’elle est compatible avec le logiciel de comptabilité, la solution de facturation limite le risque d’erreur de saisie comptable. Ces logiciels proposent généralement d’exporter les écritures de ventes directement dans la comptabilité de l’entreprise, sans que cette dernière n’ait à faire quoi que ce soit. Ainsi, les factures se déversent automatiquement dans les journaux comptables. Cette technique neutralise de nombreuses erreurs liées à la saisie : inversion hors taxes – TVA, passage des écritures à l’envers (crédit d’un compte client par exemple), mauvaise imputation comptable, etc.

Comment faire moins d’erreurs grâce à un logiciel de facturation ?

Il convient de souligner qu’un logiciel de facturation n’est performant que s’il a fait l’objet d’un paramétrage complet en amont. L’entreprise doit avoir renseigné toutes les informations générales demandées par la solution de gestion (adresse, numéro de TVA, exigibilité de la taxe, numéro SIREN…). Cela lui permettra de profiter de toutes les fonctionnalités du logiciel.

Ensuite, elle doit créer et remplir des fiches d’articles et de clients avec la plus grande attention possible. Elle doit y indiquer tous les renseignements requis et notamment :

• Pour les fiches d’articles : la désignation du produit, son code unique, ses caractéristiques (poids et dimension), son prix de vente (éventuellement son prix d’achat), le taux de TVA frappant la vente ;
• Pour les fiches clients : l’identification complète du client (dénomination sociale, nom du responsable, coordonnées, numéro de TVA), les conditions particulière négociées (tarif, délai de paiement, les modalités d’imposition à la TVA.

Enfin, l’entreprise doit créer des modèles de devis et de factures. Elle doit, bien évidemment, personnaliser les documents proposés par défaut par le logiciel de facturation mais également adapter leurs contenus en fonction de ses spécificités. Il pourra, par exemple, s’agir de créer un modèle de facture pour les particuliers et un autre pour les professionnels.

Conclusion : le logiciel de facturation permet de limiter le risque de commettre de nombreuses erreurs : oubli de mentions, insertion de mentions inexactes, erreurs de calcul ou de formule, etc. Pour cela, il doit toutefois être paramétré de façon exhaustive.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.