Le dépôt des comptes annuels d’une société

La plupart des sociétés commerciales doivent procéder au dépôt de leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce chaque année. Compta-Facile propose une fiche complète sur le dépôt des comptes annuels permettant de répondre aux questions suivantes : quelles sont les entreprises qui doivent déposer leurs comptes annuels ? Quels sont les documents comptables à envoyer au greffe ? Comment effectuer le dépôt ? Quelles sont les sanctions en cas de non dépôt des comptes annuels ?

Entreprises devant déposer leurs comptes annuels

Sont concernées par l’obligation de déposer des comptes annuels les sociétés suivantes :

• Sociétés à responsabilité limitée (SARL), entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL) ;
• Sociétés par actions simplifiée (SAS), sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU),
• Sociétés anonymes (SA) ;
• Sociétés en commandite par actions (SCA) ;
• Sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée (SELARL), à forme anonyme (SELAFA), en commandite par actions (SELCA), par actions simplifiées (SELAS) ;
• Sociétés en nom collectif (SNC) dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions ou des SNC ou des sociétés en commandite simple (SCS) dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions.

Sont donc notamment dispensées de ce dépôt les entreprises individuelles et les sociétés civiles immobilières (SCI).

Pour plus d’informations sur les modalités d’approbation des comptes :

• L’approbation des comptes annuels en SARL ou en EURL
• L’approbation des comptes annuels en SASU ou en SAS

Et sur les particularités du dépôt de comptes en fonction de la forme juridique :

• Le dépôt des comptes annuels d’une SASU ou d’une SAS
• Le dépôt des comptes annuels d’une EURL ou d’une SARL

Documents comptables à déposer

Doivent être déposés, en un exemplaire, les documents suivants :

• Les comptes annuels de l’exercice écoulé comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe ;
• La proposition d’affectation du résultat de l’exercice soumise à l’assemblée générale ordinaire annuelle et la résolution d’affectation votée (dans les EURL et les SASU, dont l’associé unique est gérant ou président, le dépôt au greffe vaut à lui seul approbation de ceux-ci par l’associé unique) ;
• Le rapport général du commissaire aux comptes sur les comptes annuels (le cas échéant) ;

Les sociétés anonymes à directoire et à conseil de surveillance ainsi que les sociétés en commandite par actions doivent également déposer le rapport du conseil de surveillance.

De plus, les sociétés par actions (SA ou SCA) dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou sur un marché organisé selon un système multilatéral de négociation doivent déposer en sus le rapport annuel de gestion. Les autres sociétés ne doivent pas le communiquer au greffe du tribunal mais elles doivent le tenir à la disposition de tout intéressé qui en fait la demande. Les EURL et les SASU sont dispensées de l’obligation d’établir le rapport annuel de gestion lorsque :

• l’associé unique personne physique assure la direction de l’entreprise (gérant ou président),
• la société ne dépasse pas à la clôture d’un exercice social, deux des trois seuils suivants : total du bilan : 1 000 000 euros ; montant HT du chiffre d’affaires : 2 000 000 euros ; nombre moyen de salariés : 20 (à compter de 2017, ces seuils sont respectivement portés à 4 millions d’euros, 8 millions d’euros et 50).

Remarque : les originaux des états mentionnés ci-dessus doivent être conservés par l’entreprise. Seules des copies sont communiquées. Elles devront, en conséquence, être certifiées conformes par le représentant légal et signées.

Le dépôt de comptes annuels en pratique

Le dépôt des comptes annuels doit intervenir au plus tard dans le mois suivant leur approbation (ou leur refus) au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de la société. Compte tenu de la date butoir de l’approbation des comptes (généralement dans les 6 mois de la clôture, pour les SARL, EURL, SA et SASU), le dépôt des comptes doit donc être opéré au plus tard sept mois après la clôture de l’exercice écoulé.

Il peut être effectué directement au greffe, par courrier, en recommandé avec avis de réception, ou par dépôt électronique (dans ce dernier cas, le délai est porté à deux mois).

Dès lors que le greffier du tribunal de commerce est en possession des comptes annuels, il va procéder à la publication d’une annonce au BODACC (bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Les comptes vont alors présenter un caractère public et seront consultables par toute personne intéressée, sauf si la société qui les dépose respecte les conditions permettant d’assurer la non-publication des comptes annuels.

Sanctions d’un non dépôt de comptes annuels

En cas de non dépôt des comptes annuels, tout intéressé ou le président du tribunal de commerce peut enjoindre sous astreinte le dirigeant de procéder au dépôt des documents comptables. S’il n’est pas procédé au dépôt dans le délai imparti, le président du tribunal dresse un procès-verbal et la société s’expose à une sanction pénale : amende de 1500 euros (doublée en cas de récidive).

De plus, toute personne qui subirait un préjudice pourrait attaquer la société en demande de réparation du préjudice subi (versement de dommages et intérêts). Il s’agit d’une sanction civile. Cela concerne notamment les partenaires commerciaux de l’entreprise qui peuvent subir un trouble économique en n’ayant pas connaissance de la situation financière de leurs clients.

Conclusion : le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce est obligatoire pour certaines sociétés. Il convient de respecter cette disposition légale sous peine de sanctions pénales et civiles.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.