Le dépôt des comptes annuels d’une SAS

Le président d’une SAS doit établir les comptes annuels de la SAS. Ensuite, ils doivent faire l’objet d’une approbation par les associés, à l’occasion d’une consultation spécialement effectuée à cet effet. Dès qu’ils l’ont été et que le résultat comptable a bien été affecté, les comptes doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dont la société dépend. Compta-Facile présente les étapes à suivre dans ce cadre en répondant aux questions :  le dépôt des comptes annuels d’une SAS est-il obligatoire ? Quel est le délai à respecter ? Quelle est la procédure à respecter ?

Les règles relatives à l’approbation des comptes annuels de la SAS ont été développée dans un autre dossier.

Dépôt des comptes annuels d’une SAS : est-ce obligatoire ?

Comme pour toutes les sociétés commerciales, le dépôt des comptes d’une société par action simplifiée (SAS) est obligatoire. C’est le Code de Commerce qui l’impose, et en particulier l’article L. 232-23. Cette obligation est, par ailleurs, également applicable aux SASU.

Chaque année, après les avoir approuver (ou non), une SAS doit donc déposer ses comptes. Il n’existe aucune dérogation à cette obligation de dépôt. Toutefois, dans certaines situations, des assouplissements sont prévus, notamment en matière de publicité.

Dépôt des comptes d’une SAS : quelles sont les étapes à suivre ?

Délai imposé

Une fois les comptes annuels de la SAS approuvés, cette dernière dispose d’un délai d’un mois pour les déposer au greffe du tribunal de commerce. Ce délai est exceptionnellement porté à deux mois en cas de dépôt électronique (sur un portail Internet). Toutefois, la Loi ne prévoit aucune disposition quant au délai de consultation des associés de SAS en matière d’approbation des comptes. Ce sont les statuts qui doivent l’évoquer. Quoiqu’il en soit, il est généralement conseillé d’appliquer le même délai que celui prévu pour les SARL ou les SA, c’est-à-dire un délai de 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice comptable.

Compte tenu de ces délais, une SAS dispose d’un délai de sept mois à compter de la clôture de son exercice afin de procéder au dépôt de ses comptes annuels (sous certaines conditions, un délai supplémentaire peut être accordé par le Président du Tribunal de Commerce).

Documents à réunir

Le dépôt des comptes comprend non seulement les comptes annuels mais également d’autres documents juridiques :

• Le bilan, le compte de résultat et l’annexe

Il s’agit des comptes annuels, c’est-à-dire des états financiers devant être établis chaque année par l’entreprise ou son expert-comptable. Le bilan apporte des informations sur la composition du patrimoine de la SAS (ses créances et ses dettes) tandis que le compte de résultat détaille les performances de la société sur une période limitée appelée l’exercice comptable (la création de richesses ou la destruction). Enfin, l’annexe est une note écrite qui donne des informations supplémentaires venant compléter le bilan et le compte de résultat.

• Le procès-verbal de l’assemblée (à minima, la proposition et la résolution d’affectation votée)

Il est nécessaire de déposer la décision d’affectation du résultat, résolution qui décide de la répartition du bénéfice comptable (ou de la perte) enregistré sur l’exercice. S’agissant du rapport de gestion, les sociétés autres que celles dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou sur un système multilatéral de négociation qui se soumet aux dispositions législatives ou réglementaires visant à protéger les investisseurs contre les opérations d’initiés, les manipulations de cours et la diffusion de fausses informations dans les conditions prévues par le règlement général de l’AMF, sont dispensées de le déposer. Elles doivent cependant le rédiger et le mettre à disposition de tout intéressé qui en ferait la demande.

• Le rapport général du commissaire aux comptes en fonction

Si la SAS est dotée d’un commissaire aux comptes (nomination obligatoire ou nomination volontaire), le rapport général de ce professionnel doit être inclus dans le dépôt. Le rapport spécial n’a pas à y figurer.

Destinataire du dépôt de documents

Une SAS doit déposer ses comptes annuels au Greffe du Tribunal de Commerce dont elle relève. Pour cela, elle dispose de trois moyens :

• Dépôt « physique » au guichet du tribunal de commerce,
• Dépôt par correspondance (courrier postal),
• Dépôt à distance par Internet.

Coût d’un dépôt de comptes annuels de SAS

Le tarif d’un dépôt de comptes annuels en 2019 s’élève à 45,73 euros. Ce coût augmente légèrement lorsque le dépôt a lieu sur Internet.

Dépôt des comptes d’une SAS : quels sont les effets ?

Les comptes annuels envoyés sont réceptionnés par le greffier du Tribunal de Commerce qui procède à leur publication au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales. A partir de cet instant, les comptes sont rendus publics et sont ainsi accessibles à toute personne qui en fait la demande.

Une exception existe pour les micro-entreprises et les petites-entreprises qui peuvent demander la non publication de leurs comptes annuels (pour la totalité des états financiers ou seulement pour une partie). Concrètement :

• Les micro-SAS qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan = 350 000 euros, chiffre d’affaires = 700 000 euros nombre de salariés = 10, qui ne sont pas inclues dans un groupe et qui n’exercent pas certaines activités exclues peuvent demander la non publication de la totalité de leurs comptes annuels (certains organismes y auront toutefois accès) ;
• Les petites SAS qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan = 4 000 000 euros, chiffre d’affaires = 8 000 000 euros, nombre de salariés = 50 peuvent demander la non publication de leur compte de résultat (le bilan, quant à lui, est tout de même rendu public).

Absence de dépôt des comptes d’une SAS : quels sont les risques encourus ?

Lorsque les comptes d’une SAS ne sont pas déposés, une amende de 1 500 euros peut lui être infligée. De plus, une astreinte peut être mise en place afin de contraindre le président de la SAS à les envoyer le plus rapidement possible.

Enfin, les cas « traditionnels » de mises en cause de la responsabilité de l’entreprise s’appliquent également ici (la responsabilité civile par exemple lorsque le non-dépôt a entraîné un préjudice à un tiers).

Conclusion : la SAS, comme toute société commerciale, doit procéder au dépôt de ses comptes annuels. Le dépôt comprend non seulement les états financiers annuels (bilan, compte de résultat et annexe) et aussi des documents juridiques (résolution d’affectation du résultat). A l’issue de la démarche, les comptes sont rendus publics, sauf pour les micro-entreprises et les petites entreprises.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.