Comment construire un tableau de bord ?

Les tableaux de bord sont des outils utilisés par certaines entreprises. Cependant, bon nombre d’entre elles ne se posent pas les bonnes questions, l’élaborent de manière hâtive en oubliant certains points clefs et fragilisent ainsi son pouvoir d’aide à la décision et au pilotage. Compta-Facile dévoile la procédure à suivre pour réaliser un tableau de bord performant en répondant à la question : comment construire un tableau de bord ?

Construire un tableau de bord, c’est définir ses besoins

Il n’existe pas de tableau de bord idéal. Un tableau de bord s’adapte à une entreprise, compte tenu de son activité, de ses particularités et de ses besoins. Nous verrons toutefois que certains paramètres de mesure de la performance sont communs à toutes les entreprises. Il s’agit de répondre ici à la question : « de quel type de tableau de bord ai-je besoin ? »

Avant toute chose, le constructeur de tableau de bord doit se poser la question de l’horizon qu’il souhaite couvrir avec cet outil d’aide à la décision :

• Le long terme : l’objectif est de mesurer les performances de la stratégie déployée par l’entreprise ;
• Le moyen terme :  il consiste à cadrer les performances des budgets en comparant les prévisions aux réalités ;
• Le court terme : le but ici est d’évaluer le degré d’avancement des plans d’actions ainsi que leur performance.

En fonction des horizons souhaités, voici les différents tableaux de bord à construire :

La mesure des performances est effectuée par le biais de variables appelées indicateurs.

Construire un tableau de bord, c’est comprendre l’entreprise

La construction d’un tableau de bord impose une connaissance parfaite de l’entreprise et notamment d’être en mesure d’identifier :

• L’organisation de l’entreprise (structure, services et transversalité entre ces derniers, missions),
• La mission poursuivie par l’entreprise, ses objectifs et les moyens dont elle dispose (sa stratégie et son business model),
• Les acteurs internes clés de la performance (responsables notamment),
• Les partenaires de l’entreprise (clients, fournisseurs, etc.) ainsi que leurs attentes,
• La structure des coûts de l’entreprise (répartition entre les coûts fixes et les coûts variables),
• Les facteurs clés de succès conditionnant l’existence même de l’entreprise sur son marché,
• Les ressources de l’entreprise et leur éventuelle ventilation (nature, répartition géographique, rentabilité).

Construire un tableau de bord, c’est définir des indicateurs

Construire un tableau de bord nécessite de définir des indicateurs. Ce sont des outils qui permettent de mesurer la performance d’une entreprise selon les objectifs qu’elle s’est fixés. Leur nature dépend du type de tableau de bord auquel ils se rattachent :

• Indicateurs stratégiques : ces indicateurs sont liés à la mission et aux objectifs de l’entreprise,
• Indicateurs de gestion : ils sont axés sur les ressources de l’entreprise et ses activités,
• Indicateurs opérationnels : ils concernent le fonctionnement même de l’organisation.

Dans chaque catégorie, pourront être identifiés :

• Des indicateurs de performance (également appelés indicateur d’efficacité) : ils mesurent le degré d’atteinte d’atteinte des objectifs préalablement fixés ;
• Des indicateurs d’efficience : ils  mesurent l’atteinte des objectifs en faisant en sorte que les ressources utilisées soient optimisées ;
• Des indicateurs de pilotage : ils déterminent le niveau de déploiement d’un élément (degré d’avancement d’un plan d’action, taux de déploiement de la stratégie) ;
• Des indicateurs financiers, non financiers, humains, techniques, de qualité, etc.

Certains indicateurs devront être définis par la direction et imposés au reste de l’entreprise (ce sont les indicateurs du tableau de bord stratégique) tandis que d’autres devront être identifiés avec le concours de du personnel de l’entreprise et validés par la direction (ceux du tableau de bord opérationnel). L’enjeu est de limiter leur nombre, de ne sélectionner que ceux qui sont adaptés aux objectifs et qui seront compris par leurs lecteurs.

Par ailleurs, après les avoir définis, il convient de leur fixer des valeurs cibles.

Construire un tableau de bord, c’est adopter une présentation synthétique

Il convient de structurer son tableau de bord et de le rendre visuellement agréable à lire, mais surtout, synthétique. Idéalement, ce document doit faire une voire deux pages. Il est conseillé d’opter pour des graphiques (histogrammes, courbes, nuages de points, etc.) et/ou des tableaux.

Enfin, il convient de s’assurer que les personnes qui remplissent le tableau de bord sachent le faire (une phase de test préalable au lancement est indispensable) et qu’ils disposent des données nécessaires en temps voulu pour l’établir.

Construire un tableau de bord, c’est l’actualiser en temps utile

Une fois encore, l’horizon couvert par le tableau de bord va influencer la fréquence de mise à jour et de production de ce document :

Pour bénéficier de nos conseils sur la construction d’un tableau de bord efficace : comment réussir son tableau de bord ?
Pour connaître la procédure simplifiée de l’auto-entrepreneur : construire un tableau de bord pour auto-entrepreneur.
Enfin, pour savoir comment sélectionner la solution la plus adaptée : comment choisir son logiciel de tableau de bord ?

Conclusion : construire un tableau de bord nécessite de définir au préalable ses besoins, de bien comprendre les tenants et aboutissants de l’entreprise, de définir des indicateurs appropriés, d’adopter une présentation synthétique et de l’actualiser en temps utile.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.