Comment conserver ses factures ?

Les factures émises ou reçues par une entreprise (achat ou vente) doivent être conservées selon certaines modalités. De nombreuses règles sont à respecter en la matière, qu’il s’agisse du support de conservation, du lieu de conservation ou encore de la durée de conservation. Elles vont notamment dépendre de la stratégie adoptée par l’entreprise en matière d’établissement des factures : organisation zéro papier (recours à la facture électronique) ou édition en format papier. Compta-Facile fait un point sur toutes les obligations liées à la conservation des factures :

• Sous quel format faut-il les conserver ?
• Combien de temps est-il nécessaire de les conserver ?
• Quelles sont les sanctions en cas de non respect des obligations ?

Sur quel support conserver les factures ?

Le support de conservation d’une facture va dépendre du format originel du document : facture papier ou facture électronique. Il convient donc de définir, dans un premier temps, chaque élément. Ensuite, les supports de conservation feront l’objet d’une présentation.

Facture papier et facture électronique

Comme son nom l’indique, une facture papier constitue une facture émise ou reçue sur un support papier et envoyée par courrier postal ou remise en main propre à son destinataire.

La facture électronique, quant à elle, représente un document généré, transmis ou reçu sous un format dématérialisé, c’est-à-dire :

• A l’aide d’une signature électronique,
• Au moyen d’un échange de données informatisé,
• Ou tout simplement par mail dans un format donné (« .pdf » par exemple).

Une mesure de tolérance fiscale temporaire assimile une facture papier numérisée à une facture électronique. Toutefois, cette disposition cesse de produire ses effets à compter du 1er janvier 2019 pour les PME et à compter du 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises. Par ailleurs, de nombreux dispositifs d’encadrement existent (la reproduction du document doit se faire à l’identique et en couleur notamment).

Support de conservation des factures électroniques

Les factures électroniques doivent être conservées sur un support informatique, au choix de l’entreprise. Aucun condition particulière n’existe en la matière (support de stockage ou lieu).

Il est possible de les stocker en France, dans l’Union Européenne ou même dans un pays tiers si celui-ci fournit des garanties équivalentes (notamment s’agissant du droit d’accès aux données). Dans ce dernier cas, l’entreprise doit effectuer une déclaration au service des impôts des entreprises dont relève l’entreprise. Elle mentionnera toutes les informations utiles pour faciliter l’accès aux factures par le vérificateur.

Support de conservation des factures « papier »

Les factures qui n’ont pas fait l’objet d’une transmission électronique ou d’une procédure de dématérialisation doivent être conservées en format papier. Le stockage doit avoir lieu en France et être accessibles à l’administration fiscale.

Toutefois, les factures d’achat ou de vente émises ou reçues en format papier peuvent également être numérisées afin d’être conservées sous format électronique. L’administration fiscale impose, dans ce cas, de respecter un certain nombre de conditions (énoncées par l’article A102 B du livre des procédures fiscales) :

• Le résultat de la numérisation est la copie conforme de l’original en format papier (absence de traitements de l’image, couleurs identiques, etc.) ;
• Le fichier fait apparaître distinctement tout ajout, remarque ou information annoté sur le document papier ;
• L’éventuelle compression du fichier n’occasionne aucune perte au visionnage du document ;
• Une organisation documentée précise les principales caractéristiques de la procédure d’archivage ;
• Le fichier numérisé doit revêtir un horodatage interne à l’entreprise ;
• Le format PDF ou PDF A/3 doit présenter une sécurité (cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique ou tout autre dispositif sécurisé équivalent).

Lorsqu’une entreprise utilise un procédé de numérisation des factures permettant de reconnaître les éléments des factures, de les comptabiliser et de les archiver sous support électronique, il est important qu’elle se renseigne sur la capacité du prestataire à répondre aux normes imposées par l’administration fiscale (si elle ne souhaite pas conserver pas les factures papier).

Des règles spécifiques s’appliquent au titre de la conservation des factures conçues avec l’informatique et transmises en format papier.

Combien de temps faut-il conserver les factures ?

Fiscalement, les factures d’achat et de vente doivent être conservées pendant une durée d’au moins 6 ans. Ce délai commence à courir à compter de la date d’établissement de la facture ou à compter de la date de la dernière inscription dans les livres de la société. Cette précision est importante puisqu’elle peut contraindre l’entreprise à converser ses factures pour une durée plus longue. Par exemple, pour ce qui concerne les immobilisations, le délai de 6 ans commence à courir à compter de l’exercice qui contient la dernière annuité d’amortissement.

S’agissant de la facture électronique, elle doit être conservée au moins 3 ans sur un support informatique. Au cours des 3 années suivantes, l’entreprise peut opter pour le support de son choix. Il est possible, à ce stade, de revenir au format papier.

Juridiquement, le délai de conservation conseillé est de 10 ans.

Quelles sont les sanctions applicables en cas de fraude ?

De nombreuses sanctions sont prévues lorsque les conditions de conservation des factures ne sont pas respectées au cours d’une vérification de comptabilité ; citons notamment :

• Une pénalité de 50% des sommes figurant sur les factures lorsque l’entreprise ne conserve pas ses factures de vente,
• Un ré-haussement du bénéfice taxable (rejet du droit à déduction des charges concernées) lorsque l’entreprise ne conserve pas ses factures d’achat,
• Un rejet de comptabilité lorsque l’entreprise ne conserve pas ses documents comptables,
• Ou une amende de 5000 euros lorsque l’entreprise refuse de communiquer les documents réclamés par l’administration fiscale.

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Conclusion : les modalités de conservation des factures obéissent à des règles bien précises. Ces documents doivent être conservés dans leur format originel, excepté les factures papier. Ces dernières peuvent être numérisées et conservées sur un support dématérialisé sous certaines conditions. Quel que soit leur support, le délai de conservation s’établit à six ans.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.