La comptabilité des associations : quelles obligations pour les petites associations ?

A but non lucratif mais aux objets très variés, nombre d’association ne génèrent qu’un nombre limité de flux financiers. Mais selon l’activité, la taille de l’association et encore ses sources de financement, les obligations en matière de comptabilité des associations peuvent varier très sensiblement. Ainsi, avec une dizaine d’adhérents seulement, une association qui perçoit plus de 153 000 € annuels de subvention est astreinte à des obligations complexes. Compta-Facile fait le point des seuils et obligations comptables imposées aux associations.

Comptabilité des associations, rappel des principes de la loi 1901

Si la loi du 1^er juillet 1901 ne précise pas la nature des obligations en matière de comptabilité des associations, toute association a l’obligation de tenir une comptabilité. Celle-ci permet de justifier l’emploi des sommes qui lui sont confiées. Dans de nombreux cas, il est possible de tenir une comptabilité simplifiée dite « de trésorerie ».

Cette exigence de contrôle est d’autant plus cruciale qu’il peut s’agir de montants importants et à vocation sociale. Ce pourquoi lorsque l’association perçoit des dons, legs ou subventions de l’État, cette notion de contrôle est d’autant plus sensible. La bonne gestion des sommes confiées devient un objet de préoccupation publique et l’association doit publier ses comptes. Ses obligations en matière de comptabilité s’en trouve compliquées puisque cela signifie établir un bilan, un compte de résultat et une annexe. Le recours aux services d’un expert-comptable devient indispensable. La comptabilité est alors dite d’engagement et celle-ci devient obligatoire à partir du moment où l’association dépasse certains seuils. C’est le cas si l’association :

1. a une activité économique et dépasse deux des trois seuils suivants :

• 50 salariés,
• 3,1 M€ de CA,
• 1,5 M€ de total de bilan.

2. perçoit annuellement plus de 153 000 € :

• de subventions des autorités administratives ou des EPIC

ou :

• de dons ou legs versés par des tiers.

3. émet des obligations.

Pour autant, nombre d’associations exerçant leurs activités bien en deçà de ces seuils appliquent la comptabilité d’engagement. Pourquoi et quelles sont les obligations comptables associées à chacune de ces options de tenue comptable ?

La comptabilité de trésorerie, une comptabilité simplifiée pour les petites associations

Toutes les associations dont l’activité se situe en deçà des seuils indiqués précédemment peuvent adopter les principes d’une comptabilité de trésorerie. Il s’agit d’une comptabilité simplifiée, plus facile à tenir pour des « non comptables ». Mais ses possibilités en matière d’analyse sont également assez limitées.

Les obligations comptables associées

Le trésorier de l’association a simplement à tenir à jour :

• un livre-journal des dépenses et recettes, établi en fonction des débits et crédits enregistrés sur les comptes bancaires de l’association.

Chaque encaissement ou décaissement sera enregistré chronologiquement avec mention :

• du numéro de la pièce justificative associée,
• des références de la pièce justificative (factures, notes, etc.),
• de la date,
• du libellé de l’opération, en précisant le mode de règlement (CB, chèque…),
• de la nature de l’opération (par exemple pour une recette : don, cotisation, subvention…).

Cette tenue simplifiée des comptes suppose de s’atteler tous les mois au suivi du relevé bancaire de l’association. Puis de regrouper les factures d’achats, justificatifs associés aux divers versements perçus, etc. Des tâches simples mais qui peuvent souvent se révéler chronophages pour celui qui a la charge (bénévole dans la plupart des cas) de rassembler l’ensemble des informations collectées par les différents membres au gré des activités de l’association. Un outil dédié au suivi comptable et administratif peut souvent faciliter les choses et permet aux membres du bureau de s’y retrouver, même lorsque « le trésorier » n’est pas disponible… Ce suivi chronologique permis par la comptabilité de trésorerie permettra donc d’établir facilement une synthèse des comptes aux adhérents (compte des recettes-dépenses + état patrimonial), présentée traditionnellement lors de l’assemblée générale annuelle.

Mais des limites rapidement atteinte pour le développement des activités associatives…

Si cette comptabilité de trésorerie est simple et ne nécessite pas de formation comptable, elle présente des limites qui pourront inciter certaines associations à opter pour la tenue de comptes annuels, même lorsqu’elles n’y sont pas contraintes. La comptabilité de trésorerie ne tient en effet pas comptes des « engagements » de l’association (dettes et créances). Dans certains cas, les comptes ne reflètent donc pas fidèlement la santé financière de l’association et il est impossible d’établir des états prévisionnels souvent demandés lorsque vous sollicitez des prêts bancaires ou des subventions auprès d’organismes d’État.

La tenue des comptes annuels pour les petites associations devant « rendre des comptes »

On l’a vu, elle s’impose aux associations ayant une activité importante ou percevant un montant conséquent de dons, legs ou subventions (cf. seuils indiqués en début d’article).

Les obligations comptables associées

Le principe de transparence financière imposé lorsqu’une association collecte de l’argent publique ou auprès de particuliers impose la tenue d’une comptabilité d’engagements et la publication, en fin d’exercice, des comptes de l’association. En clair, vous devez établir tous les ans :

• un bilan,
• un compte de résultat,
• une annexe.

A noter, cette dernière a été particulièrement modifiée par la mise en place du nouveau plan comptables des associations entré en vigueur à compter du 1er janvier 2020 (cf. encadré en fin d’article).

Lorsque le montant des dons et legs de 153 000 € est atteint, l’association doit en plus tenir à jour :

• un compte d’emploi annuel des ressources (applicable aux exercices clos à partir du 1er juin 2020), accompagné des informations ayant permis son élaboration.

Celui-ci comprend 5 rubriques :

• les ressources par origine,
• les emplois par destination,
• les ressources reportées liées à la générosité du public hors fonds dédiés,
• les contributions volontaires en nature,
• les fonds dédiés liés à la générosité du public.

En plus de la publication des comptes annuels, les associations concernées devront en plus nommer un commissaire aux comptes pour contrôler leurs comptes (obligation parfois mentionnée dans les statuts de l’association, même en l’absence de dispositions légales l’y obligeant).

Conclusion pour la bonne comptabilité des petites associations :

La comptabilité des associations peut varier sensiblement selon la nature de son activité et ses modes de financements. Dans tous les cas, que son périmètre d’actions vous permette de conserver une comptabilité simplifiée (de trésorerie) ou non, votre obligation en matière de tenue des comptes ne doit pas être prise à la légère. Bien qu’il soit parfois difficile de trouver des volontaires pour occuper le délicat statut de trésorier au sein du bureau, vous devez vous assurer du bon suivi de chaque entrée et sortie d’argent.

Or, si la comptabilité de trésorerie peut être une facilité, elle n’est pas forcément toujours la meilleure option. Cette question doit donc faire l’objet d’une prise de décision éclairée dès les débuts de vie de l’association. En effet, nombre d’associations resteront probablement tout au long de leur existence sous les seuils imposés de la comptabilité d’engagement. Pourtant, pour pouvoir effectuer un emprunt bancaire ou analyser la santé financière de l’association, une comptabilité d’engagements est souvent préférable. N’hésitez pas à consulter l’avis d’un professionnel du chiffre si le moindre doute persiste au moment de mettre en place la comptabilité de votre association.

Ecrit par
Marie-Laure Bouchet

Content manager, rédactrice économique (gestion, développement des entreprises), spécialisée dans les sujets relatifs à l’accompagnement des entreprises. En charge de la production des contenus pour Compta Facile.