Comptabilité des commerçants : les obligations
Les commerçants sont astreints à des obligations comptables particulières. Il s’agit de celles prévues pour les titulaires de BIC – bénéfices industriels et commerciaux. Ces professionnels doivent présenter une comptabilité sincère et régulière et peuvent bénéficier d’allègements sous certaines conditions. Compta-Facile fait le point sur la comptabilité des commerçants : quelle est l’étendue de leurs obligations comptables ?
Les obligations comptables communes à tous les commerçants
Tous les commerçants, quel que soit leur mode d’exercice d’activité (en nom propre c’est-à-dire en entreprise individuelle, en EIRL ou en société : SARL ou EURL, SAS ou SASU, SA, SNC, etc.) ainsi que leur taille, sont tenus :
- de faire établir et contrôler leurs comptes par leur dirigeant,
- de rédiger un document décrivant leur organisation comptable ainsi que les procédures qui y sont appliquées,
- et de tenir des livres comptables obligatoires.
Ils se trouvent donc dans l’obligation de tenir une comptabilité.
L’établissement des comptes par le dirigeant
La tenue de la comptabilité, l’organisation de la comptabilité et l’établissement des comptes relèvent de la responsabilité du dirigeant de l’entreprise. En pratique, il s’agit du chef d’entreprise (entrepreneur individuel), du gérant (SNC, EURL ou SARL) ou du président (SA, SASU ou SAS).
Même si le dirigeant d’un commerce délègue sa comptabilité à une autre personne (un salarié ou un expert-comptable), il en demeure responsable. Toutefois, faire appel à un expert-comptable spécialiste des commerçants apporte une grande sécurité dans la gestion grâce à l’expertise reconnue et certifiée de ce professionnel. De plus, certains comptables pour commerçants proposent une assurance en cas de contrôle fiscal.
La rédaction du document sur les procédures et l’organisation comptable
La loi impose, sans en préciser le contenu, la rédaction d’une documentation écrite faisant état des procédures et de l’organisation comptables applicables au sein de l’entreprise pour permettre la compréhension du système de traitement de celle-ci. Dans la pratique, ce document comprend toutes les informations relatives :
- À l’organisation de l’entreprise (organisation générale, administrative et comptable),
- Aux intervenants extérieurs (désignation, fonction, rôle),
- Au plan de comptes utilisé (indication du système retenu, description du contenu),
- Aux procédures de numérotation, de classement et d’archivage,
- À la description des opérations comptables (saisie comptable et vérification des informations),
- Aux livres comptables obligatoires,
- Aux consignes applicables en matière d’inventaire,
- Et aux procédures de révision des comptes, à l’organisation des travaux d’inventaire et aux modalités de présentation des comptes annuels.
La tenue des livres comptables obligatoires
Enfin, tous les commerçants doivent tenir des livres comptables obligatoires :
- Un livre-journal enregistrant tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise ;
- Un grand-livre reprenant toutes les informations qui figurent dans le livre journal mais en les agençant différemment c’est-à-dire en suivant le plan comptable utilisé par l’entreprise) ;
- Et un livre d’inventaire récapitulant tous les éléments qui composent le patrimoine de l’entreprise (ce dernier n’est plus obligatoire pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2016).
Les obligations comptables des commerçants personnes morales
Par « commerçants personnes morales », il est entendu « commerçants exerçant leur activité sous une forme sociétale » (SNC, SA, SAS, SASU, SARL, EURL, etc.). En comptabilité, l’EIRL est assimilée à une personne morale.
Enregistrements comptables
Les commerçants personnes morales doivent :
- Comptabiliser tous les mouvements qui affectent leur patrimoine de manière chronologique ;
- Émettre des factures en respectant un certain nombre de mentions obligatoires ;
- Effectuer un inventaire au moins une fois par an afin de contrôler physiquement l’existence et la valeur des actifs et des passifs de leur patrimoine.
Concrètement, la comptabilité d’un commerçant prend la forme de différents journaux (que l’on appelle des journaux auxiliaires). Ils représentent le support de l’enregistrement des écritures comptables : journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal des opérations diverses, journal de caisse, journal des salaires, etc.
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Allègements comptables prévus pour certains commerçants
Des allègements comptables existent pour les sociétés commerçantes relevant du régime simplifié d’imposition sur le plan fiscal (ce sont celles qui n’ont pas opté pour un régime réel et dont le chiffre d’affaires n’excède pas 818 000 € pour une activité de ventes de marchandises, ventes de denrées à emporter ou à consommer sur place ou fourniture de logements (789 000 € en 2019) ou 247 000 € pour les autres prestations de services (238 000 € en 2019) [base 2020-2022]. Elles peuvent tenir une comptabilité de trésorerie tout au long de l’exercice comptable et ne comptabiliser les créances et les dettes qu’à la clôture de l’exercice. Cette disposition permet de limiter le nombre d’écritures comptables (seuls les encaissements et les décaissements sont comptabilisés en cours d’exercice). Il s’agit de la comptabilité super simplifiée.
Établissement de comptes annuels
En principe, les commerçants personnes morales doivent établir, à la clôture de chacun de leur exercice comptable, des comptes annuels. Ces états financiers se composent :
- D’un bilan (tableau synthétisant l’ensemble des éléments formant le patrimoine de l’entreprise),
- D’un compte de résultat (tableau récapitulant les opérations effectuées pendant l’exercice),
- Et d’une annexe (note écrite apportant un complément d’informations aux états financiers).
De nombreux allègements sont toutefois prévus :
| Taille de l’entreprise | Comptes annuels à produire |
| Comptabilité d’une très petite entreprise
(commerçants ne dépassant pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 350 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 700 000 €, salariés ≤ 10) | Bilan et compte de résultat simplifiés (présentation abrégée du PCG)
Dispense d’annexe (sous conditions et sous réserve de l’établissement d’une courte note) |
| Comptabilité d’une petite entreprise
(commerçants ne dépassant pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 6 000 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 12 000 000 €, salariés ≤ 50) | Bilan et compte de résultat simplifiés (présentation abrégée du PCG)
Annexe abrégée (si l’entreprise est soumise au régime fiscal du réel simplifié d’imposition) Annexe simplifiée (si l’entreprise est soumise au régime fiscal du réel normal de plein droit ou sur option) |
| Comptabilité d’une moyenne entreprise (commerçants ne dépassant pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 20 000 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 40 000 000 €, salariés ≤ 250) | Bilan de base Compte de résultat simplifié Annexe abrégé (si l’entreprise relève du RSI) ou de base (dans le cas contraire) |
| Comptabilité d’une entreprise de taille normale
(commerçants dépassant 2 des 3 seuils suivants : total bilan > 20 000 000 €, total chiffre d’affaires > 40 000 000 €, salariés > 250) | Bilan et compte de résultat de base (sauf option pour le système développé) Annexe simplifiée (si l’entreprise relève du régime fiscal du réel simplifié d’imposition) Annexe de base (si l’entreprise relève du régime fiscal du réel normal de plein droit ou sur option) |
Le régime du réel simplifié d’imposition s’applique de plein droit aux sociétés dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 818 000 euros pour les activités de ventes, fournitures de logement et 247 000 euros pour les prestataires de services. [base 2020-2022]
Les obligations comptables des commerçants personnes physiques
Les commerçants personnes physiques bénéficient d’obligations comptables plus allégées que les personnes morales. Celles-ci dépendent notamment du montant de leur chiffre d’affaires et de leur régime d’imposition.
Enregistrements comptables
Commerçant relevant du régime du micro-BIC
Les commerçants personnes physiques dont le chiffre d’affaires est inférieur à 176 200 euros pour les ventes (170 000 euros en 2019) ou 72 600 euros pour les prestations de services (70 000 euros en 2019) appartiennent au régime de la micro-entreprise et plus particulièrement à celui du micro-BIC (sauf option pour le régime simplifié ou le régime réel).
Ils sont dispensés de procéder à des enregistrements comptables, dispensés d’établir un bilan et doivent simplement suivre leurs recettes et leurs dépenses dans différents registres (livre des recettes et registre des achats).
Commerçant relevant du régime simplifié d’imposition (RSI)
Les commerçants personnes physiques dont le chiffre d’affaires est compris entre 176 200 euros HT et 818 000 euros HT pour les ventes (ces seuils étaient de 170 000 € et de 789 000 € en 2019) ou entre 72 600 euros HT et 247 000 euros HT pour les prestations de services (70 000 euros et 238 000 euros en 2019) [base 2020-2022] bénéficient des allègements comptables suivants :
- Tenue d’une comptabilité de trésorerie au cours de l’exercice comptable,
- Comptabilisation des créances et des dettes uniquement à la clôture de l’exercice comptable,
- Évaluation simplifiée des stocks et des en-cours de production,
- Centralisation trimestrielle des écritures comptables,
- Déduction des frais de carburant selon un barème forfaitaire.
Ces allègements nécessitent l’option pour une comptabilité « super-simplifiée ».
Commerçant relevant du régime réel normal (RN)
Les commerçants personnes physiques relevant du régime réel normal sont ceux dont le chiffre d’affaires excède 818 000 euros HT pour les ventes (789 000 € en 2019) ou 247 000 euros HT pour les prestations de services (238 000 € en 2019) ou ceux qui relèvent d’un autre régime mais qui ont volontairement opté pour le régime du réel normal. [base 2020-2022]
Ils doivent tenir une comptabilité complète, comme les commerçants personnes morales.
Comptes annuels
S’agissant des commerçants personnes physiques, les modalités de présentation des comptes annuels s’allègent. Les voici :
| Taille de l’entreprise | Comptes annuels à produire |
| Micro-entreprise
(commerçants dont le chiffre d’affaires n’excède pas 176 200 € pour les ventes et 72 600 € pour les prestations de services)
| Dispense de bilan et de compte de résultat
Dispense d’annexe |
| Entreprise relevant du régime du réel simplifié d’imposition (RSI)
(commerçants dont le chiffre d’affaires n’excède pas 818 000 € HT pour les ventes et 247 000 € pour les prestations de services) | Bilan et compte de résultat simplifiés (présentation abrégée du PCG) si l’entreprise ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 6 000 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 12 000 000 €, salariés ≤ 50 (ou bilan et compte de résultat de base dans le cas contraire)
Annexe non obligatoire |
| Entreprise relevant du régime fiscal du réel normal (RN)
(commerçants dont le chiffre d’affaires excède 818 000 € HT pour les ventes et 247 000 € pour les prestations de services) | Bilan simplifié (présentation abrégée du PCG) si l’entreprise ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 6 000 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 12 000 000 €, salariés ≤ 50 (ou bilan de base dans le cas contraire)
Compte de résultat simplifié (présentation abrégée du PCG) si l’entreprise ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 20 000 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 40 000 000 €, salariés ≤ 250 (à défaut, compte de résultat de base) Annexe non obligatoire si l’entreprise ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 350 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 700 000 €, salariés ≤ 10 (ou annexe simplifiée dans le cas contraire) |
A lire également sur le thème des obligations comptables générales :
Conclusion : l’étendue des obligations comptables des commerçants dépend de leur structure d’exercice (personne physique ou personne morale) et de leur taille. Leur comptabilité doit toutefois obéir à des règles communes.
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1 commentaire
Béatrice
Bonjour Thibaut,
Un très grand merci pour ce site ô combien précieux!
Je suis sur le point de créer une EIRL et pour pourvoir aux premières dépenses, j'ai déposé une somme sur mon compte professionnel. Ce montant, je souhaite le rembourser sitôt que l'activité de l'entreprise me le permettra.
Cette opération peut-elle se faire n'importe quand ? en plusieurs versements ? Y-a-t-il un délai à ne pas dépasser ?
Merci d'avance pour vos conseils.
Thibaut Clermont
Bonjour et merci pour vos encouragements.
En EIRL, vous pouvez effectivement récupérer votre apport personnel quand bon vous semble (tant que la trésorerie sur le compte professionnel vous le permet).
Il n'y a pas de délai à respecter en particulier, tout sera comptabilisé et figurera dans les comptes. La dette de l'entreprise à votre égard figurera au passif du bilan chaque année.
Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.