La comptabilisation des indemnités journalières – IJSS

Les entreprises peuvent percevoir des indemnités journalières de la sécurité sociale pour cause de maladie. Ces sommes, appelées IJSS, doivent faire l’objet d’une comptabilisation. Compta-Facile s’attaque ici au traitement comptable des indemnités journalières : que sont les IJSS ? Comment les comptabiliser ?

Les indemnités journalières IJ : définition

Tous les travailleurs, qu’ils soient salariés ou non salariés, s’ils cotisent aux caisses (le régime général de l’URSSAF pour les salariés, la sécurité sociale des indépendants SSI [URSSAF] pour les commerçants/artisans et pour les professions libérales) peuvent bénéficier d’indemnités journalières en cas d’arrêt de travail pour cause de maladie (professionnelle ou non professionnelle), maternité, congé paternité ou congé d’adoption.

En ce qui concerne les salariés, les indemnités journalières de la sécurité sociale (IJSS) leur sont versées directement. Par exception, l’entreprise peut maintenir les salaires de ses employés. Elle percevra alors elle même les indemnités. Cette pratique est appelée subrogation de l’employeur.

S’agissant des non-salariés, les indemnités journalières leur sont versées personnellement. Toutefois, s’ils exercent leur activité sous la forme de l’entreprise individuelle (ou sous la forme sociétaire mais que la société prend à sa charge les cotisations sociales leur incombant personnellement), ils doivent constater cette indemnisation dans la comptabilité de leur entreprise.

Le traitement comptable des indemnités journalières dépend de son bénéficiaire.

Les indemnités journalières IJ : comptabilisation

Comptabilisation des indemnités journalières versées aux salariés

L’employeur n’est pas subrogé dans les droits du salarié

Lorsque l’entreprise n’effectue pas de subrogation, aucune écriture comptable particulière n’est à enregistrer. Elle va constater dans ses écritures de paie une diminution du salaire brut du salarié absent. Ce dernier percevra directement les IJSS sur son compte personnel.

L’employeur est subrogé dans les droits du salarié

Dans ce cas, l’entreprise maintient le salaire de son employé. L’absence du salarié devant être neutre pour l’entreprise, celle-ci va percevoir directement l’indemnité journalière. A ce titre, elle dispose d’une créance sur les organismes sociaux.

Voici comment comptabiliser les indemnités journalières de la sécurité sociale versées aux salariés en cas de subrogation :

Au cours du mois où le salarié est absent, la créance détenue par l’entreprise envers les organismes sociaux doit être constatée :

• On débite le compte 4387 « Organismes sociaux – Produits à recevoir »,
• Et on crédite le compte 641 « Rémunération du personnel ».

Lors du remboursement des indemnités :

• On débite le compte 512 « Banque »,
• Et on crédite le compte 4387 « Organismes sociaux – Produits à recevoir ».

Lorsque le décalage entre la constatation de la créance et son remboursement est compris à l’intérieur d’un exercice comptable, il n’est pas utile de régulariser l’avance de cotisations sociales sur les indemnités journalières puisqu’elles seront automatiquement régularisées par la minoration des charges sociales lors du paiement des IJ, qui sont elles-même exonérées de cotisations (sauf de CSG/CRDS). En revanche, si l’exercice est clôturé entre temps et lorsque ces sommes sont significatives, il convient d’effectuer un ajustement des charges à récupérer :

• On débite le compte 486 « Charges constatées d’avance »,
• Et on crédite les subdivisions des comptes 645 « Charges sociales ».

Comptabilisation des indemnités journalières versées aux non-salariés

Les non-salariés, s’ils perçoivent des indemnités journalières doivent, dans certains cas, réintégrer en comptabilité ces sommes.

Voici comment comptabiliser les indemnités journalières versées aux non-salariés :

• On débite le compte 108 « Compte de l’exploitant » (pour les chefs d’entreprise individuelle) ;
• Et on crédite le compte 791 « Transfert de charges d’exploitation ».

Dans les sociétés soumises à l’IS, les indemnités journalières perçues par le dirigeant ne doivent pas être intégrées dans le bénéfice imposable, même si les cotisations sont prises en charge par la société. Elles sont, en effet, imposables entre les mains du dirigeant concerné et elles figureront dans sa déclaration personnelle de revenus.

Conclusion : Les indemnités journalières perçues au titre des arrêts maladie des salariés et des non-salariés génèrent des écritures comptables particulières.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.