La comptabilisation des frais de télésurveillance, de sécurité et de gardiennage

Les entreprises peuvent parfois faire face à des frais liés de près ou de loin à la sécurité : mise en place de la télésurveillance, recours au gardiennage, etc. Ces frais suivent un traitement comptable particulier. Il dépend notamment de l’activité exercée par l’entreprise elle-même. Compta-Facile fait le point ici en répondant à la question : comment comptabiliser des frais de sécurité, de gardiennage et de télésurveillance ?

Il convient, à ce stade, de distinguer deux principaux cas ; soit l’entreprise achète elle-même le matériel (peu importe qu’elle le fasse poser ou non par une autre entité) ou elle le loue, soit elle confie toute la gestion du processus à une entreprise tierce.

La comptabilisation de l’achat ou de la location de matériel de télésurveillance et de sécurité

L’achat de matériel de télésurveillance ou de sécurité

Lorsqu’une entreprise achète du matériel de télésurveillance ou du matériel de sécurité, il est nécessaire de vérifier si les biens en question répondent (ou non) aux conditions fixées pour être qualifiées d’immobilisations corporelles au sens comptable. Si c’est le cas, ils devront être immobilisés, c’est-à-dire inscrits à l’actif du bilan comptable en fonction de l’évaluation qui en aura été faite (on parle de coût d’entrée).

Sans trop entrer dans les détails, une immobilisation corporelle est un actif physique porteur d’avantage économique futurs, qui génère une ressource que l’entreprise contrôle et dont le coût peut être évalué avec une fiabilité suffisante. L’entreprise doit avoir l’intention de l’utiliser plus d’un exercice comptable. Voici comment comptabiliser un achat de matériel de sécurité ou de télésurveillance dans cette hypothèse :

• On débite :
  • Le compte 21 « Immobilisations corporelles » concerné (généralement une subdivision du compte 218 « Autres Immobilisations corporelles »),
  • Le compte 44562 « TVA sur immobilisations »,
• Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations ».

L’entreprise devra identifier la durée pendant laquelle elle va utiliser ce matériel et, en conséquence, l’amortir chaque année. Pour cela :

• On débite le compte 68112 « Dotations aux amortissements sur immobilisations corporelles,
• Et on crédite le compte 281 « Amortissements des immobilisations corporelles » concerné.

Certains achats de matériels peuvent, sur option et par exception, être comptabilisés dans un compte de charges (ils seront ainsi déduits immédiatement) si leur valeur n’excède pas cinq-cents euros hors taxes. Le compte 6063 « Fournitures d’entretien et de petit équipement » est généralement utilisé. Plus d’informations : la comptabilisation du matériel de faible valeur.

La location de matériel de télésurveillance ou de sécurité

Lorsque ce même matériel de télésurveillance ou de sécurité fait l’objet d’une location pour bénéficier à l’entreprise titulaire du contrat, le traitement comptable est plus simple :

• On débite :
  • Le compte 6135 « Locations mobilières » ou le compte 6122 « Crédit-bail mobilier » en fonction de la nature du contrat (location financière ou contrat de crédit-bail),
  • Le compte 44561 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Lorsque la facture est réglée :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

La comptabilisation de l’achat de prestations de télésurveillance, de sécurité ou de gardiennage

Une entreprise peut avoir recours à un prestataire extérieur pour effectuer une prestation de télésurveillance, sécurité ou de gardiennage. Cette société de sécurité privée fonctionne selon ses propres moyens et elle facture ses prestations à l’entreprise, en fonction de ses besoins. Il convient d’étudier, à ce stade, d’une part le secteur d’activité de l’entreprise et, d’autre part, le bénéficiaire final de la prestation.

En d’autres termes, si l’entreprise exerce une activité différente de celle de la sécurité privée et qu’elle a recours à un prestataire extérieur pour assurer sa propre sécurité, les frais de télésurveillance et de sécurité seront assimilés à des services extérieurs. Dans ce cas, voici comment comptabiliser une facture de frais de télésurveillance, de sécurité ou de gardiennage :

• On débite :
  • Le compte 628 « Divers » (une subdivision pourra être créée spécialement à cet effet),
  • Le compte 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Puis, lors du paiement :

• On débite le compte 401 « Fournisseurs »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Si cette prestation s’analyse comme une opération de sous-traitance, c’est-à-dire une opération par laquelle l’entreprise confie à une autre entité le soin d’exécuter pour elle et selon un cahier des charges bien précis une partie des prestations dont elle conserve la responsabilité, le traitement comptable de la facture est le suivant :

• On débite :
  • Le compte 611 « Sous-traitance générale »,
  • Le compte 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Conclusion : le matériel de télésurveillance ou de sécurité acheté est généralement immobilisé dans le compte 218. Lorsqu’il est loué, les loyers ou redevances versés doivent être comptabilisés respectivement dans les comptes 6135 et 6122. Enfin, lorsque ce sont des prestations de télésurveillance ou de sécurité qui sont achetées, il est nécessaire d’utiliser le compte 628 (lorsqu’il s’agit, pour l’entreprise, d’assurer sa propre sécurité) ou le compte 611 (lorsque l’entreprise fait intervenir une entreprise tierce dans l’un de ses contrats et pour l’un de ses clients).

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.