La comptabilisation des frais de documentation et abonnements

Les factures de frais de documentation et d’abonnements à des publications professionnelles suivent un traitement comptable particulier. Compta-Facile vous indique comment comptabiliser une facture de ce genre.

1. Comptabilisation des factures de frais de documentation et d’abonnement

En fonction de leur nature, les frais de documentation et d’abonnement à des publications professionnelles doivent être comptabilisés dans le compte 6181 « Documentation générale » ou dans le compte 6183 « Documentation technique ». Ce traitement comptable concerne également la documentation permanente destinée à être mise à jour périodiquement (par des CD-Rom par exemple).

Voici comment comptabiliser une facture de documentation générale :

• On débite les comptes :
  • 6181 « Documentation générale »,
  • 44566 « TVA sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».

Voici comment comptabiliser une facture de documentation technique :

• On débite les comptes :
  • 6183 « Documentation technique »,
  • 44566 « TVA sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».

Fiscalement, ces charges sont déductibles sous réserve qu’elles soient effectivement motivées par le fonctionnement de l’entreprise et que leur montant soit justifié.

2. Écritures de régularisation des frais de documentation et d’abonnement à la clôture de l’exercice

A la clôture de l’exercice, des travaux d’inventaire comptables doivent être réalisés. Ils consistent notamment à ajuster le solde de certains comptes de bilan et comptes de gestion, en vertu d’un principe comptable de rattachement des charges et des produits au bon exercice.

Ainsi, les frais de documentation et d’abonnement peuvent :

• concerner une période qui s’étend au delà de l’exercice comptable (l’entreprise doit comptabiliser, dans ce cas, une charge constatée d’avance) ou
• concerner un exercice comptable particulier mais n’être facturés qu’au cours de l’exercice suivant (elle va alors comptabiliser une facture non parvenue) – cela est assez rare en pratique puisque les abonnements sont systématiquement facturés d’avance.

Exemple de comptabilisation d’une charge constatée d’avance de frais de documentation :

Une entreprise clôture son exercice comptable le 30 juin de chaque année. Le 1er janvier N, elle a reçu une facture de frais de documentation pour 1 000 euros hors taxes, concernant un abonnement du 01/01/N au 31/12/N. Au 30/06/N, l’entreprise doit comptabiliser une charge constatée d’avance pour la période du 01/07/N au 31/12/N (6 mois) : 1 000 * 6 / 12 = 500 euros. Elle va comptabiliser l’écriture suivante : débit du compte 486 « Charges constatées d’avance » et crédit du compte 6181 « Documentation générale » pour 500 euros. Au 01/07/N, l’écriture devra être extournée (contrepassée) : débit du compte 6181 et crédit du compte 486 pour 500 euros.

Conclusion : les frais de documentation et d’abonnements à des revues professionnelles sont comptabilisés au débit du compte 6181 ou au débit du compte 6183. Ces charges doivent respecter le principe de séparation des exercices.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.