La comptabilisation des frais de voiture

Une entreprise, qu’elle soit propriétaire ou locataire d’une voiture, fait face à de nombreuses dépenses (carte grise, malus écologique, carburant, assurance, dépenses de réparation ou d’entretien, etc.). Or, tous ces frais de voiture font l’objet de traitements comptables spécifiques. Compta-Facile détaille ici comment comptabiliser les frais de voiture.

Règles comptables générales concernant les frais de voiture

Les frais de voiture, que le véhicule soit loué ou possédé par l’entreprise, doivent être inscrits en fonction de leur nature dans les comptes de charges appropriés. Il s’agit notamment :

• Des comptes d’achats (comptes 60) pour les achats de carburant,
• Des comptes de services extérieurs (comptes 61) pour les dépenses de location, d’assurance ou d’entretien,
• Des comptes d’impôts, taxes et versements assimilés (comptes 63) pour les frais de carte grise ou de pastilles diverses,
• Des comptes d’amortissements (compte 68) pour les dotations aux amortissement calculées sur les véhicules possédés.

Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 60

La dépense la plus fréquemment enregistrée dans le compte 60 est l’achat de carburant. Voici comment comptabiliser une telle facture lorsque le carburant est stocké :

• On débite les comptes :
  • 60221 « Combustibles »,
  • 44566 « TVA sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».

Et lorsqu’il ne l’est pas :

• On débite les comptes :
  • 6061 « Fournitures non stockables (eau, énergie…) »,
  • 44566 « TVA sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».

Des régularisations doivent être opérées à la clôture de l’exercice, notamment pour tenir compte des stocks (cas du carburant stocké) ou des charges constatées d’avance (cas du carburant non stocké).

Fiscalement, en matière de récupération de TVA, des règles particulières s’appliquent.

Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 61

Redevances de crédit-bail ou loyers

Lorsque l’entreprise n’est pas propriétaire du véhicule qu’elle utilise, elle le loue ou le prend en crédit-bail. Voici l’écriture comptable à enregistrer pour constater le loyer ou la redevance de crédit-bail, en fonction de la périodicité prévue au contrat (mois, trimestre, semestre ou année) :

• On débite les comptes :
  • 6122 « Redevances de crédit-bail mobilier » ou 6135 « Locations mobilières »,
  • 44566 « TVA sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».

A la clôture de l’exercice, des charges constatées d’avance peuvent avoir à être comptabilisées (dans la plupart des cas, les loyers sont facturés d’avance). Par ailleurs, lorsque l’option d’achat est levée, l’entreprise devient propriétaire du véhicule et doit l’enregistrer en immobilisations, même si le montant est minime.

Entretien et réparations

Les voitures utilisées par une entreprise font régulièrement l’objet d’entretien et de réparations. Voici comment comptabiliser les dépenses courantes d’entretien (révision et petits travaux) :

• On débite les comptes :
  • 6155 « Entretien et réparations sur biens mobiliers »,
  • 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».

Attention, lorsque les réparations ont pour effet d’augmenter la durée de vie d’une voiture possédée par l’entreprise, les dépenses correspondantes doivent généralement être immobilisées et inscrites à l’actif dans un compte de classe 2 « Immobilisations » (le même traitement s’applique pour les dépenses d’amélioration ou pour les dépenses de remplacement).

Primes d’assurance

Les primes versées pour assurer un véhicule doivent également être comptabilisées en « services extérieurs ». Une quittance d’assurance se comptabilise comme suit :

• On débite le compte 6163 « Primes d’assurance – transport »,
• Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».

Les primes d’assurance donnent généralement lieu à des retraitements à la clôture de l’exercice et essentiellement à la constatation de charges constatées d’avance.

Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 63

Malus écologique

Un malus écologique est infligé aux véhicules les plus polluants. Celui-ci peut, en comptabilité, soit être inscrit en charges, soit être comptabilisé en immobilisations. Lorsqu’il est enregistré en charges, voici l’écriture comptable :

• On débite le compte 6354 « Droits d’enregistrement et de timbre »,
• Et on crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».

Fiscalement, le malus écologique constitue une charge immédiatement déductible. Si l’entreprise décide de le déduire directement en charges, aucun retraitement n’est nécessaire. Si elle choisit de l’immobiliser, elle devra procéder à des retraitements extra-comptables.

Carte grise

Lorsqu’une entreprise achète un véhicule, une carte grise lui est délivrée. A cette occasion, l’entreprise doit s’acquitter de diverses taxes. Il est d’usage de comptabiliser une carte grise comme suit :

• On débite le compte 6354 « Droits d’enregistrement et de timbre » pour le montant total des taxes,
• Et on crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».

Une immobilisation de la carte grise est également tolérée sur le plan comptable.

Fiscalement, les règles applicables au malus écologique sont également en vigueur pour la carte grise.

Pastille Crit’Air

La vignette Crit’Air est une pastille qui permet de circuler pendant les pics de pollution dans certaines zones de circulation restreinte. Cette disposition est principalement mise en oeuvre dans les grandes villes (Paris, Lyon, Marseille, Strasbourg, Grenoble et Lille) mais elle a vocation à s’étendre et à se généraliser. Voici comment comptabiliser une vignette crit’air :

• On débite le compte 6378 « Taxes diverses » pour le montant de la redevance,
• Et on crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».

Taxe sur les véhicules de société (TVS)

Les sociétés qui utilisent des véhicules de tourisme sont redevables de la TVS. Depuis le 1er janvier 2018, cette taxe est alignée sur l’année civile. Voici le traitement comptable de la taxe sur les véhicules de société :

• On débite le compte 63514 « Taxe sur les voitures des sociétés »,
• Et on crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».

Fiscalement, cette taxe n’est jamais déductible du résultat imposable des sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés.

Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 68

Enfin, lorsqu’une entreprise est propriétaire d’un véhicule, celui-ci est enregistré à l’actif du bilan, dans un compte de classe 2 « Immobilisations ». A la clôture de chaque exercice comptable, elle va devoir constater des amortissements, charges représentatives de l’usure du bien sur sa durée d’utilisation réelle estimée lors de l’achat.

Voici comment comptabiliser l’amortissement d’une voiture :

• On débite le compte 68112 « Dotations aux amortissements et aux provisions sur immobilisations corporelles »,
• Et on crédite le compte 28182 « Amortissements du matériel de transport ».

Fiscalement, lorsque le véhicule est immatriculé dans la catégorie des voitures particulières (VP, N1, Break, Canadienne, etc.), la déduction de la charge liée à l’amortissement peut être limitée. Plus d’informations : limites fiscales de l’amortissement des véhicules de tourisme. Des retraitements peuvent également s’avérer nécessaires lorsque le véhicule de tourisme est loué.

Conclusion : les frais de voiture sont enregistrés dans leurs comptes de charges par nature. Sont généralement mouvementés les comptes de classe 60, 61, 63 et 68.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.