La comptabilisation des pénalités de retard

Les fournisseurs peuvent réclamer à leurs clients, en cas de retard de paiement, des pénalités pour paiement tardif.

Compta-Facile vous détaille les écritures à comptabiliser chez le fournisseur ainsi que chez son client, au titre de ces pénalités de retard.

1. Rappels généraux concernant les pénalités de retard

Le délai de paiement prévu entre professionnels ne peut être supérieur à 60 jours calendaires à compter de la date de facture (ou 45 jours fin de mois).

Ce délai de paiement doit être mentionné dans les conditions générales de vente. Le taux des pénalités de retard doit être mentionné dans les conditions générales de vente et également sur la facture.

Ainsi, en cas de retard de paiement de la part d’un client, des pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel ne soit nécessaire.

Juridiquement, ces pénalités ont le caractère d’intérêts de retard.

2. Comptabilisation des pénalités de retard chez le fournisseur

Dès que le retard de paiement est établi (c’est-à-dire qu’aucun paiement n’a été reçu à la date mentionnée sur la facture de vente), le fournisseur peut facturer à son débiteur les pénalités de retard. A ce titre :

• on débite le compte 411 « Clients »,
• et on crédite le compte 7631 « Revenus sur créances commerciales ».

A la clôture de son exercice comptable, l’entreprise doit constituer un produit à recevoir cumulant le montant des pénalités de retard, client par client. En pratique :

• on débite le compte 4181 « Clients – Factures à établir »,
• et on crédite le compte 7631 « Revenus sur créances commerciales ».

Lorsque le fournisseur ne s’estime pas en mesure de réclamer ces pénalités de retard à un ou plusieurs de ses clients (pour des raisons commerciales par exemple, et sous réserve que cela soit possible en matière juridique), il doit, en théorie, déprécier le produit à recevoir. Si la facture a été émise, il doit émettre un avoir qui annule les pénalités de retard.

Fiscalement : les pénalités de retard dues ne sont déductibles que lorsqu’elles sont encaissées. Par conséquent, les pénalités non encaissées ne sont pas imposables. Il convient alors de les sur la ligne XG de l’imprimé n° 2058-A au cours de l’année de constatation du produit à recevoir. Il sera nécessaire de les réintégrer sur la ligne WQ au cours de l’exercice de  leur paiement.

3. Comptabilisation des pénalités de retard chez le client

De manière symétrique à ce qui est prévu chez le fournisseur, lorsque les pénalités de retard sont facturées :

• on débite le compte 66181 « Intérêts des dettes commerciales »,
• et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

A la clôture de l’exercice, le client retardataire doit constater un passif s’il n’a pas encore été facturé (mais qu’il va l’être) :

• on débite le compte 66181 « Intérêts des dettes commerciales »,
• et on crédite le compte 4081 « Fournisseurs – Factures Non Parvenues ».

Fiscalement : les pénalités de retard dues ne sont déductibles qu’au titre de l’exercice de leur paiement (réintégration sur la ligne WQ de l’imprimé n° 2058-A de la liasse fiscale lors de la comptabilisation de la dette puis déduction sur la ligne XG lors du paiement).

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.