La comptabilisation des logiciels
Toutes les entreprises sont amenées à utiliser des logiciels. Cependant, peu d’entre elles pratiquent le traitement comptable approprié. C’est pourquoi Compta-Facile aborde la comptabilisation de l’acquisition ou de la création de logiciels ainsi que leur amortissement.
L’affectation comptable d’un logiciel dépend de sa nature. On distingue généralement trois types de logiciels :
- les logiciels autonomes,
- les logiciels faisant partie d’un projet de développement plus global,
- et les logiciels indissociables du matériel.
Comptabilisation des logiciels autonomes
Ce sont des logiciels acquis ou créés individuellement et ayant leur propre durée de vie. On en distingue deux sortes : les logiciels autonomes à usage commercial et les logiciels autonomes à usage interne.
A. Les logiciels autonomes à usage commercial
Ceux sont tous les logiciels destinés à être vendus, loués ou commercialisés sous d’autres formes.
Il peut s’agir de logiciel acquis ou créés et utilisés par l’entreprise comme un moyen d’exploitation (logiciels « mères » dont les reproductions seront vendues ou logiciels servant d’outil de production et faisant l’objet de facturation à des clients) ou de logiciels acquis ou créés destinés à être vendus.
Les logiciels utilisés comme un moyen d’exploitation doivent être immobilisés car ils sont destinés à être conservés durablement par l’entreprise. Ils suivent les mêmes règles que les logiciels autonomes à usage interne (voir ci-dessous au paragraphe B pour les écritures comptables) à l’exception des deux principes suivants :
- La condition d’activation est, non seulement la réussite technique mais également la rentabilité commerciale ;
- La durée d’amortissement doit correspondre non pas aux besoins propres de l’entreprise mais à ceux de la clientèle et l’entreprise.
Un logiciel acquis ou créé pour être vendu doit figurer en stocks à la clôture de l’exercice. Il doit être traité de la manière suivante :
1) S’il est créé pour une commande client, les travaux non encore facturés à la clôture de l’exercice doivent être comptabilisés de la manière suivante :
- on débite le compte 34 « En-cours de production de services »,
- et on crédite le compte 7134 « Variation des en-cours de production de services ».
2) S’il représente un logiciel standard fabriqué à partir d’un « logiciel mère » (qui lui a été immobilisé), les dépenses de logiciels non encore vendus à la clôture de l’exercice doivent faire l’objet d’un l’enregistrement comptable suivant :
- on débite le compte 355 « Stocks de produits finis »,
- et on crédite le compte 71355 « Variation des stocks de produits finis ».
3) S’il s’agit d’un logiciel acquis pour être revendu en l’état et qu’il n’est pas vendu à la clôture de l’exercice, il est nécessaire de comptabiliser l’écriture suivante :
- on débite du compte 37 « Stocks de marchandises »,
- et on crédite le compte 6037 « Variation des stocks de marchandises ».
B. Les logiciels autonomes à usage interne
Ceux sont tous les logiciels ne répondant pas à la définition des logiciels à usage commercial.
Ces logiciels, lorsqu’ils sont acquis, doivent être portés à l’actif du bilan, en immobilisation incorporelle. Une tolérance fiscale est toutefois admise pour les logiciels dont la valeur n’excède pas 500 euros hors taxes : ils peuvent être passés en charges immédiatement.
Lorsqu’ils sont créés, ils doivent également être immobilisés.
Attention toutefois : certaines dépenses doivent être laissées en charges (notamment les frais d’étude préalable, d’analyse fonctionnelle). De plus, de nombreuses conditions sont requises pour l’activation : projet doit avoir de sérieuses chances de réussite technique, l’entreprise doit avoir la volonté de produire le logiciel, elle doit être en mesure de déterminer une durée d’utilisation minimale et doit avoir l’intention de s’en servir durablement pour répondre à ses propres besoins.
Voici le schéma d’écritures comptables des logiciels acquis :
- on débite :
- le compte 205 « Logiciels » pour la valeur hors taxes du logiciel,
- le compte 44562 « TVA sur immobilisations » pour la TVA (si l’entreprise peut la récupérer),
- et on crédite le compte 4041 « Fournisseurs – achats d’immobilisations »
Et les enregistrements des logiciels créés :
- on débite :
- le compte 205 « Logiciels »,
- le compte 44562 « TVA sur immobilisations »,
- et on crédite :
- le compte 44571 « TVA collectée »,
- le compte 721 « Production immobilisée – immobilisations incorporelles ».
La création de logiciel à usage interne représente une livraison à soi-même devant faire fiscalement l’objet d’une auto-liquidation de T.V.A (faute de quoi l’entreprise s’expose à une amende de 5 % du montant de la somme déductible).
Mise à jour Loi de Finance 2015 : depuis le 21 décembre 2014, l’entreprise n’est plus tenue de constater une livraison à soi-même taxable à la TVA (uniquement dans le cas où elle aurait pu déduire l’intégralité de la TVA si elle avait acheté le même logiciel auprès d’un autre redevable de la TVA). Les obligations déclaratives qui en découlent sont supprimées. Il convient donc dorénavant de ne plus utiliser les comptes 44562 et 44571 dans ce cas bien précis.
Fiscalement, les entreprises peuvent déduire les dépenses liées à l’acquisition de logiciel sur 12 mois, au prorata temporis (le mois de l’acquisition du logiciel étant compté pour un mois entier peu importe le jour d’acquisition dans le mois). Cette tolérance prend la forme d’un amortissement fiscal exceptionnel qui doit être constaté sous la forme d’un amortissement dérogatoire :
- on débite le compte 68725 « Dotations aux amortissements dérogatoires »,
- et on crédite le compte 145 « Amortissements dérogatoires ».
En ce qui concerne les dépenses de logiciels créés, la mesure fiscale est plus favorable puisqu’elle permet de déduire ces dépenses immobilisées immédiatement (amortissement total au cours de l’exercice).
Comptabilisation des logiciels faisant partie d’un projet de développement plus global
Il s’agit de développements réalisés lors d’un projet de développement global et qui ne peuvent pas être identifiés comme un logiciel au sens du Code de la Propriété Intellectuel. Il peut s’agir, par exemple, de travaux de développement interne significatifs liés à un ERP.
Les coûts rencontrés pendant la phase de recherche préalable doivent être laissés en charges. Les coûts de la phase de développement peuvent être laissés en charges ou immobilisés si les conditions sont remplies. Dans ce cas, il est nécessaire d’utiliser le compte 203 « Frais de recherche et de développement ».
Voici les conditions à satisfaire pour immobiliser les frais de développement :
- l’entreprise dispose de la faisabilité technique nécessaire à l’achèvement de l’immobilisation,
- elle a l’intention d’achever l’immobilisation et de l’utiliser ou de la vendre,
- elle est capable de vendre ou d’utiliser l’immobilisation,
- elle sait démontrer la façon dont l’immobilisation générera des avantages économiques futurs probables,
- elle dispose des ressources nécessaires pour achever le développement de cette immobilisation,
- et elle peut évaluer de façon fiable les dépenses de développement liées à cette immobilisation.
Fiscalement, les mêmes règles s’appliquent (les entreprises ont le choix entre immobiliser les frais de développement ou les déduire directement des résultats de l’exercice).
Comptabilisation des logiciels indissociables du matériel
Dans la mesure où ces logiciels ne peuvent pas être distingués du matériel sur lequel ils sont installés, ils ne constituent pas un composant à part entière et doivent être inclus dans le coût de l’immobilisation corporelle concernée (par exemple : un ordinateur).
Ils suivront ainsi le même plan d’amortissement que l’immobilisation principale.
Exemple : une entreprise achète le 01/01/N un ordinateur d’une valeur de 1 200 euros hors taxes comprenant un logiciel. La valeur du logiciel n’étant pas déterminable, il sera amorti avec l’ordinateur sur trois années. Au 31/12/N, N+1 et N+2, elle va constater un amortissement (débit du compte 68112 par le crédit du compte 28183 pour 400 euros).
Amortissement des logiciels
Les logiciels, lorsqu’ils sont immobilisés, doivent être amortis. Le plan d’amortissement des logiciels acquis ou créés est le même. En pratique :
- on débite le compte 68111 « Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles »,
- et on crédite le compte 2805 « Amortissements des logiciels ».
La durée d’amortissement doit correspondre :
- A la durée réelle d’utilisation pour les logiciels acquis compte tenu des caractéristiques propres à l’entreprise et de l’obsolescence technique et commerciale de l’environnement informatique ;
- A la durée réelle probable d’utilisation pour les logiciels créés (limitée fiscalement à cinq années sauf cas exceptionnels et cas de l’amortissement intégral immédiat).
Remarque : les logiciels acquis au cours d’un exercice ouvert depuis le 1er janvier 2017 ne peuvent plus bénéficier de l’amortissement fiscal exceptionnel de 12 mois. Ils doivent être amortis selon les règles de droit commun.
La date de départ des amortissements est, en revanche, différente selon l’origine du logiciel :
- Les logiciels acquis doivent être amortis dès la date d’acquisition (et non la date de mise en service) ;
- Les logiciels créés doivent être amortis dès leur achèvement.
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8 commentaires
Balley
Bonjour Monsieur,
Vous indiquez d'enregistrer comptablement les logiciels autonomes en immobilisation. Cela est vrai pour un logiciel matériellement acquis. Une boite avec un cd par exemple. Néanmoins, dans ma recherche, il m'a semblé lire quelque part sur la toile que les logiciels dématérialisés payés par abonnement (progiciel) ne nous appartenaient pas. En conséquence, ils n'ont pas à être immobilisés et donc pas amortissables (la tva n'est donc pas une TVA sur immobilisation). Ainsi faut-il enregistrer cette dépense en compte de charges tel que (et là c'est selon les avis) : 6156 Maintenance ou 613 Location ou 6511 Redevance pour concession de logiciel.
Pouvez-vous confirmer cet enregistrement de progiciel en charges et selon vous, sous quel compte ?
Merci.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Oui, tout à fait, votre raisonnement est correct. Mais dans votre cas, vous payez un droit afin d'utiliser le logiciel et ce droit est payable selon une fréquence préalablement définie (tous les ans par exemple). Le traitement comptable exposé ci-dessus ne concerne que les logiciels définitivement acquis à l'entreprise (dont l'utilisation n'est pas subordonnée au paiement de droits particuliers).
Il me semble que le compte 6156 "Maintenance" est adapté à la situation.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Anouck
Bonjour,
J'ai acheté 2 logiciels, un de comptabilité et un autre de paie, chacun a un prix HT de moins de 500€. Il semble donc que je puisse les enregistrer en charge comme vous l'indiquez, mais je me demande dans quel compte? 605? un sous-compte du 606 ou en 6511?...
Pourriez-vous m'éclairer?
Je vous remercie par avance.
Bonne journée.
Cordialement.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Oui effectivement, vous pouvez les comptabiliser en charges directement. Mais que représente cet achat précisément ? S'agit-il d'une licence renouvelable chaque année ? Ou de l'acquisition définitive d'un logiciel (hors mises à jour) ? Dans le premier cas, vous pouvez utiliser le compte 6156 "Maintenance". Dans le second, le compte 6063 "fourniture d'entretien et de petit équipement" pourrait être utilisé. Sachez que l'inscription en charges est facultative et que vous pouvez très bien choisir de les immobiliser dans le compte 205 et les amortir sur une durée exceptionnel d'un an.
Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Anouck
Bonjour,
Je vous remercie de votre réponse. Il s'agit de logiciels acquis. Si je décide de les immobiliser en 205, quelles sont les écritures d'amortissement que je devrais passer pour l'amortissement exceptionnel sur un an? Est-ce l'écriture habituelle avec le 280500 crédité et le 681120 débité? Ou est-ce qu'il y a des écritures avec amortissement dérogatoire?
Je vous remercie par avance.
Cordialement.
Aouck
Thibaut Clermont
Bonsoir,
Oui, vous devrez comptabiliser un amortissement dérogatoire pour la fraction correspondant aux amortissements supplémentaires.
Pour plus d'informations : comptabilisation et amortissement des logiciels.
Bonne soirée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Dominique
Bonjour Thibaut,
Tout d'abord, votre site est excellent et vos réponses pertinentes. Félicitations.
Je souhaiterai avoir votre conseil sur le point suivant :
J'ai acquis un logiciel A-14 en 2014 que j'ai décidé d'amortir sur 5 ans (linéaire). Cependant, chaque année sort une mise à jour, soit A-15 pour 2015, qui en fait faite n'est pas une mise à jour car elle présente de nombreuses évolutions et des fonctionnalités nouvelles, si bien qu'il n'est plus nécessaire d'utiliser la version précédente, ce qui reste toujours possible mais sans intérêt pour moi.
J'ai donc décidé de réduire le plan d'amortissement du A-14 de 5 à 3 ans et procéder à un amortissement fiscal exceptionnel sur 12 mois avec amortissement linéaire et dérogatoire pour le A-15 et ainsi de suite pour les prochaines versions.
Dois-je procéder autrement ?
Cordialement,
Dominique
Thibaut Clermont
Bonjour,
Votre traitement comptable me paraît correct : amortissement linéaire sur la durée d'utilisation prévue du logiciel (3 ans) et amortissement dérogatoire sur 12 mois pour bénéficier d'un dispositif fiscal exceptionnel non justifié économiquement.
Êtes-vous définitivement propriétaire du logiciel ou en avez-vous simplement une concession d'utilisation ? Dans le premier cas, le traitement en immobilisation est adapté. Sinon, il faut s'orienter vers un compte de charge (6156 ou 613 selon le cas) et comptabiliser, le cas échéant, une charge constatée d'avance à la clôture des exercices concernés.
A vous lire. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
jean
Bonjour Thibault,
Je suis en train de developper un logiciel - application qui sera revendu plus tard.
Pour cela, je dois acheter d'autres logiciels qui me servent à developper le mien.
Je dois également acheter des biens spécifique à ce développement (I PAD par exemple).
Ma question est la suivante: la date de début d'amortissements de mon bien (IPAD) et de mes logiciels commencent ils à la date de début de commercialisation du logiciel que j'ai produit ou est ce que je peux les amortir au fur et à mesure du developpement?
Cordialement
Jean
Thibaut Clermont
Bonjour,
A mon sens, votre iPad constitue une immobilisation et doit être amorti à sa date de mise en service (c'est-à-dire dès que vous commencez à l'utiliser pour vos besoins de développement). Le raisonnement est le même concernant les logiciels qui vous servent à construire le vôtre. En revanche, celui que vous allez produire suit un autre traitement comptable : s'il est créé pour être vendu, il doit figurer en stocks dans votre bilan.
Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Ludovic
Bonjour Thibaut,
J'apprécie votre travail de qualité.
Voici ma question : Qu'en est-il des logiciels autonomes à usage interne, créés par l'entreprise et qui sont constamment améliorés (ajout de fonctionnalités au cours du temps). Par exemple, si je crée la base fonctionnelle du logiciel en une centaine d'heures de travail, le logiciel sera donc déjà utilisable et apportera de la valeur à l'entreprise. Ensuite, imaginons que l'année suivante je consacre également une centaine d'heure de travail pour ajouter des fonctionnalités à cette base. Quelle sera l'écriture comptable de ce genre de cas ?
Je vous remercie,
Ludovic
Thibaut Clermont
Bonjour,
Si votre logiciel répond aux conditions pour être immobilisé (apparemment, c'est le cas mais vous devez vous assurer que vous remplissez toutes les conditions), vous devrez comptabiliser une livraison à soi-même d'immobilisation (également appelée production immobilisée) : débit d'un compte de classe 2 par le crédit du compte 72 "Production immobilisée". Puis vous devrez amortir ce bien. Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Alexandre
Bonjour,
Je suis diagnostiqueur immobilier et j’ai du acheter un logiciel qui me permet de faire la saisie terrain et d’établir mes rapports.
Le logiciel avec mise à jour compris pendant 1ans coûte 790 euros HT. il n’y a pas de boite ou de CD, j’ai téléchargé la version démo et on m’a fourni un numéro de série valable à vie. je devrais payer les mises a jour logiciel tous les ans.
Comment enregistrer en comptabilité ce logiciel et ses mises à jour s’il vous plaît.
Vous remerciant d’avance.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Êtes-vous en mesure de distinguer la fraction du prix d'achat relative à l'acquisition du logiciel de celle qui concerne la mise à jour annuelle ? Si oui, la première partie doit être comptabilisée en immobilisation incorporelle et la deuxième en charge (en compte 6156 "Maintenance" par exemple). Sinon, vous pouvez comptabiliser la somme globale en charges. Attention à bien respecter le principe de séparation des exercices et à bien comptabiliser, le cas échéant, une charge constatée d'avance (CCA).
Cordialement, Thibaut CLERMONT.
ferbach
L'amortissement exceptionnel ne s'applique pas pour les logiciels créés : cf :
http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/804-PGP.html
Thibaut Clermont
Bonjour,
Désolé de vous contredire mais les dépenses exposées en vue de créer des logiciels internes peuvent, sous certaines conditions, être immobilisés et faire l'objet d'une déduction immédiate sous forme d'amortissements dérogatoires. Je vous invite, à mon tour, à consulter le Bofip BOI-BIC-CHG-20-30-30 §80.
Bonne lecture. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
GARDAN
Bonjour,
Pouvez-vous m'indiquer comment comptabiliser L'INSTALLATION d'un logiciel? Faut-t'il l'inclure sur le même compte que le logiciel concerné (c/205) ou au contraire l'imputer sur un autre compte budgétaire?
A noter, que je dispose de 2 factures, l'une pour l'achat du logiciel, la seconde pour l'installation.
Je vous remercie par avance pour votre réponse.
Lison Jacquet
Bonjour,
Vous devez inscrire l'installation dans le coût d'acquisition du logiciel puisqu'on considère que le fonctionnement du logiciel est indissociable de la phase d'installation.
Je vous invite à lire l'article en lien et plus particulièrement la section 2, frais accessoires : compta-facile.com/comptabilisation-acquisition-immobilisation/.
Bonne journée !