La comptabilisation des frais d’établissement

Lorsque des entreprises se constituent, se développent ou effectuent des opérations liées à leur capital (fusion, scission, apport partiel d’actifs, transformation), elles subissent des frais exceptionnels couramment appelés « frais d’établissement ».

D’un point de vue comptable, ces frais constituent, en principe, des charges déductibles intégralement dans l’exercice au titre duquel ils ont été engagés. Une dérogation a toutefois été accordée : ces frais peuvent, sur option, être comptabilisés en immobilisations et être amortis. Compta-Facile aborde en détail le traitement comptable des frais d’établissement.

Définition des frais d’établissement

Les frais d’établissement correspondent à toutes les dépenses engagées à l’occasion d’opérations qui conditionnent l’existence ou le développement de l’entreprise.

Il peut s’agir des frais suivants :

• frais de constitution : honoraires liés à la création de la société, droits d’enregistrement frappant les apports des associés, honoraires liés aux conseils juridiques, fiscaux, comptables, débours résultant des formalités de publication (frais d’insertion dans un journal d’annonces légales, frais de greffe), frais de communication et de publicité lorsque la publicité intervient entre la date de lancement et celle de la fin de l’opération et sous réserve que la publicité se rapporte explicitement à l’opération financière en question ;
• frais de premier établissement : frais de prospection et frais de publicité (frais de promotion et de lancement, frais de préouverture regroupant les dépenses antérieures à la mise en activité des établissements) ;
• frais d’augmentation de capital et d’opérations diverses : ensemble des frais supportés à l’occasion d’opérations d’augmentation de capital, de fusion, de scission, d’apport partiel d’actifs et de transformation (ce sont les mêmes que les frais de constitution).

En théorie, ces frais doivent être comptabilisés dans leurs comptes de charges par nature. Citons, par exemple, le compte 6226 « Honoraires », le compte 6227 « Frais d’actes et de contentieux», le compte 623 « Publicité, publications, relations publiques », ou encore le compte 6354 « Droits d’enregistrement ».

Cependant, sur option de l’entreprise, ces frais peuvent figurer à l’actif du bilan comptable dans la rubrique immobilisations incorporelles.

Comptabilisation des frais d’établissement à l’actif

Lorsque les frais exposés ci-dessus sont immobilisés, ils doivent figurer dans les comptes suivants :

• les « frais de constitution » sont comptabilisés dans le compte 2011,
• les « frais de premier établissement » sont portés au débit du compte 2012,
• les « frais d’augmentation de capital et d’opérations diverses » doivent être enregistrés dans le compte 2013.

L’entreprise peut les comptabiliser directement (c’est-à-dire au moment de l’achat). Dans la pratique :

• on débite :
  • • le compte d’immobilisation concerné (2012, 2012 ou 2013),
    • le compte 44562 « TVA sur immobilisations »,
• et on crédite le compte 512 « Banque » en contrepartie.

Cependant, si l’entreprise a déjà comptabilisé dans un premier temps ces frais en charges et qu’elle souhaite les immobiliser, il est possible d’avoir recours à un compte 72 « Production immobilisé » :

• on débite le compte d’immobilisation concerné (2012, 2012 ou 2013),
• et on crédite le compte 72 « Production immobilisée » pour le montant hors taxes si l’entreprise peut déduire la TVA sur ces frais.

Une fois que l’entreprise a comptabilisé les frais d’établissement en immobilisations, elle doit les amortir selon le plan d’amortissement de son choix.

Amortissements des frais d’établissement

Les frais d’établissement sont amortis sur une durée maximale de cinq années. Voici le schéma d’écritures comptables des amortissements de frais d’établissement, à enregistrer à la clôture de l’exercice comptable :

• on débite le compte 68111 « Dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles »,
• et on crédite le compte 2801 «Amortissements des frais d’établissement » à ventiler selon leur nature.

Lorsque les frais d’établissement sont totalement amortis, l’entreprise doit, à la clôture de l’exercice suivant celui au cours duquel a été comptabilisée la dernière dotation aux amortissements des frais d’établissement, compenser les comptes de bilan afin d’annuler ces frais. Ainsi :

• on débite le compte 2801 «Amortissements des frais d’établissement »,
• et on crédite le compte 201 « Frais d’établissement » en contrepartie.

Frais d’établissement et distribution de dividendes

La comptabilisation en immobilisations de frais d’établissement a un impact en cas de distribution de dividendes. En effet, les sociétés ne peuvent procéder à des distributions de bénéfices (distribution de dividendes – Article Le Coin Des Entrepreneurs) :

• s’il existe des frais de constitution présents à l’actif du bilan (qui ne sont donc pas totalement amortis) et/ou ;
• s’il existe des frais de premier établissement et des frais d’augmentation de capital non amortis, sauf si le montant des réserves libres est au moins égal à celui des frais non amortis.

Frais d’établissement et méthode préférentielle

Selon les institutions comptables, les frais d’établissement ne remplissent pas les conditions qui leur permettent d’être immobilisés. Cependant, cette faculté est prévue par le Code de Commerce (qui a une valeur probante supérieure).

En comptabilité, la « méthode préférentielle » est :

• la comptabilisation en charges pour les frais de constitution et les frais de premier établissement ;
• l’imputation sur le montant des primes d’émission et de fusion pour les frais d’augmentation de capital, de fusion, de scission ou d’apport (si la prime est insuffisante pour imputer la totalité des frais, l’excédent est enregistré en charge).

Précision : afin de respecter le principe d’homogénéité et de permanence des méthodes, si l’entreprise comptabilise une seule fois des frais d’établissement en charges, elle devra suivre ce même traitement comptable pour toutes les dépenses ultérieures.

Frais d’établissement et annexe comptable

Si les frais d’établissement sont significatifs, l’entreprise doit mentionner dans son annexe comptable les renseignements suivants :

• nature, montant et traitement des frais d’établissement,
• méthode utilisée pour le calcul des amortissements,
• mouvements ayant affecté le poste de frais d’établissement.

Remarque : ces informations ne sont pas requises dans l’annexe simplifiée.

Conclusion : les frais d’établissement peuvent, au choix de l’entreprise, être laissés en charges ou être activés (c’est-à-dire être immobilisés). La méthode préférentielle préconisée par le Plan Comptable Général est la comptabilisation dans des comptes de charges.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.