La comptabilisation des débours et des remboursements de frais

Les débours et les remboursements de frais correspondent à des dépenses engagées par une entreprise pour le compte de ses clients. Ils suivent un traitement comptable particulier selon leur nature. Compta-Facile détaille les principes de comptabilisation des débours et des remboursements de frais, ainsi que leur sort fiscal.

1. Les débours et remboursements de frais : définition comptable

Les entreprises peuvent avancer des frais pour le compte de leurs clients et se les faire rembourser par la suite. Lorsque les frais sont refacturés à l’euro près, il s’agit de débours. Lorsqu’ils sont refacturés sous forme de forfaits, ils correspondent à des remboursements de frais.

Les débours sont des sommes engagées au nom et pour le compte de clients de l’entreprise. C’est l’entreprise qui avance les sommes correspondant aux achats mais la facture est établie au nom du client final (qui va rembourser son fournisseur sur présentation du justificatif, à l’euro près). Ici, c’est le client final qui va déduire la charges dans sa comptabilité et récupérer la TVA éventuelle.

Les forfaits correspondent aux frais qui ne sont pas refacturés à l’identique au client final. L’entreprise peut déduire la charge correspondante dans ses comptes mais doit constater corrélativement un produit (forfait facturé au client final).

La différence est primordiale puisqu’elle va déterminer le traitement comptable de la dépense ainsi que son traitement fiscal (imposition ou non à la TVA).

2. La comptabilisation des débours

A. Les débours sont refacturés à l’euro près

Les débours, lorsqu’ils sont refacturés à l’euro près (et que la facture est libellée au nom du client final), ne contribuent pas à former le chiffre d’affaires. Ainsi, ils ne sont pas soumis à la TVA, ni à l’impôt sur les bénéfices. Ils doivent être comptabilisés dans des comptes de passage et plus particulièrement dans un compte de tiers.

Voici comment comptabiliser l’achat de débours qui vont être refacturés à l’euro près à un client :

• On débite le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs »,
• Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Et enfin, voici comment comptabiliser la refacturation des débours au le client final :

• On débite le compte 411 « Clients »,
• Et on crédite :
  • le compte de la classe 7 concerné par l’opération
  • le compte 44571 « TVA collectée » lorsque l’opération est soumise à TVA
  • le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » pour le montant des débours refacturés.

Le compte 467 s’en retrouve ainsi soldé.

En général et en pratique, les débours sont repris pour leur montant « taxes comprises » (TTC) dans la facture de l’entreprise qui va donc distinguer : d’une part l’opération soumise à TVA (la vente ou la prestation de services) et d’autre part l’opération de remboursement de frais non soumise à TVA. La facture de débours doit être annexée à la facture de ventes. Dans la comptabilité du client, il conviendra de comptabiliser la facture comme une facture d’achat classique.

Exemple : une entreprise réalise pour le compte de l’un de ses clients une brochure publicitaire afin de mettre en valeur ses produits. Elle a supporté des débours au nom et pour le compte de son client (achat de produits destinés à être photographiés) pour 120 euros Taxes Comprises TTC (dont TVA 20 euros). Elle facture la prestation de réalisation de la brochure 600 euros TTC (dont TVA 100 euros).

– Dans la comptabilité de l’entreprise qui supporte et refacture les débours –

Lorsqu’elle avance les frais (débours) :

• Débit du compte 467 « Débours refacturés » pour 120 euros,
• Crédit du compte 512 « Banque » pour 120 euros.

Lorsqu’elle facture ses prestations au client :

• Débit du compte 411 « Clients » pour 720 euros,
• Crédit du compte 706 « Prestations de services » pour 500 euros,
• Crédit du compte 44571 « TVA collectée » pour 100 euros,
• Crédit du compte 467 « Débours refacturés » pour 120 euros.

Lorsque le client paie l’intégralité des sommes dues :

• Débit du compte 512 « Banque » pour 720 euros,
• Crédit du compte 411 « Clients » pour 720 euros,

– Dans la comptabilité du client –

Lorsque l’entreprise lui facture ses prestations :

• Débit du compte 6236 « Catalogues et imprimés » pour 600 euros,
• Débit du compte 44566 « TVA sur autres biens et services » pour 120 euros,
• Crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour 720 euros.

Lorsqu’elle paie la facture et rembourse les débours :

• Débit du compte 401 « Fournisseurs » pour 720 euros,
• Crédit du compte 512 « Banque » pour 720 euros.

B. Les débours sont refacturés de manière forfaitaire

Lorsque les frais engagés pour le compte d’un client sont refacturés selon un forfait, ils contribuent à générer du chiffre d’affaires. En ce sens, ils sont soumis à l’impôt sur les bénéfices. Cette opération est également soumise à la TVA.

L’achat correspondant aux débours est comptabilisé comme une facture classique, la charge peut être déduite et la TVA récupérée. Le forfait fait l’objet d’une facturation supplémentaire et supporte la TVA.

Reprise de l’exemple ci-dessus : les débours ne sont pas refacturés à l’identique mais donnent lieu à facturation d’un forfait de 200 euros hors taxes. 

– Dans la comptabilité de l’entreprise qui supporte et refacture les débours –

Lorsqu’elle avance les frais, elle comptabilise la facture d’achat :

• Débit du compte 60 « Achats » pour 100 euros,
• Débit du compte 44566 « TVA sur autres biens et services » pour 20 euros,
• Crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour 120 euros.

Puis elle constate le paiement de ces frais :

• Débit du compte 401 « Fournisseurs » pour 120 euros,
• Crédit du compte 512 « Banque » pour 120 euros.

Lorsqu’elle facture ses prestations au client :

• Débit du compte 411 « Clients » pour 840 euros,
• Crédit du compte 706 « Prestations de services » pour 500 euros,
• Crédit du compte 708 « Produits des activités annexes » pour 200 euros ,
• Crédit du compte 44571 « TVA collectée » pour 140 euros,

Remarque : le forfait peut être englobé dans le compte 706 « Prestations de services ».

Lorsque le client paie l’intégralité des sommes dues :

• Débit du compte 512 « Banque » pour 840 euros,
• Crédit du compte 411 « Clients » pour 840 euros,

– Dans la comptabilité du client –

Lorsque l’entreprise lui facture ses prestations et le forfait :

• Débit du compte 6236 « Catalogues et imprimés » pour 700 euros,
• Débit du compte 44566 « TVA sur autres biens et services » pour 140 euros,
• Crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour 840 euros.

Lorsqu’elle paie la facture :

• Débit du compte 401 « Fournisseurs » pour 840 euros,
• Crédit du compte 512 « Banque » pour 840 euros.

Conclusion : les débours et remboursements de frais avancés pour le compte de clients suivent un traitement comptable et fiscal particulier selon leur nature.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.