La comptabilisation des aides à l’embauche ou à l’emploi

Différentes aides sont prévues à l’occasion de l’embauche d’un salarié ou tout au long de l’emploi qu’il occupe. Ces aides font l’objet de traitements comptables particuliers en fonction de leur nature. Compta-Facile y consacre ici une fiche complète en répondant à la question : comment comptabiliser les aides à l’embauche ainsi que les aides à l’emploi ?

Les aides prenant la forme d’exonérations de charges ou de réductions

Toute réduction de charges patronales ou exonération ne fait l’objet d’aucun enregistrement comptable particulier dans les comptes d’une entreprise. Le poste de charges concerné se retrouve, de par sa nature, débité d’un montant moindre que si l’aide n’avait pas existé. Tel est le cas de la réduction dite « Fillon » ou de la modulation assurance chômage.

Lorsque ces aides ont un impact significatif, une information doit être fournie dans l’annexe.

Les aides versées sous forme de subventions

Les aides et primes versées pour l’embauche ou l’emploi de salariés doivent être comptabilisées comme des subventions d’exploitation. Sont notamment concernés les versements forfaitaires annuels ou ponctuels. Il s’agit, par exemple, de l’aide à l’embauche dont bénéficient les PME, de l’aide unique à l’embauche pour un contrat d’apprentissage, de l’aide à l’embauche d’un demandeur d’emploi de 26 ans ou plus (ou de 45 ans et plus) en contrat de professionnalisation ou des aides pour le recours aux emplois d’avenir.

-> Voici le traitement comptable à appliquer lorsque la subvention est accordée sans conditions à respecter (hormis l’embauche par exemple) :

• A la date d’octroi de la subvention :
  • On débite le compte 4417 « Subventions d’exploitation à recevoir »,
  • Et on crédite le compte 74 « Subventions d’exploitation ».
• A la date d’encaissement des fonds :
  • On débite le compte 512 « Banque »,
  • Et on crédite le compte 4417 « Subventions d’exploitation à recevoir ».

Lorsque l’aide est versée sur plusieurs années sans conditions, une partie de la subvention doit être comptabilisée en produits constatés d’avance.

-> Voici les écritures comptables à enregistrer lorsque la subvention est conditionnée au respect de conditions :

• Lors de l’encaissement des subventions (sans que les conditions soient, dans un premier temps, réunies), les versements sont assimilés à des avances :
  • on crédite le compte 4419 « Etat – avances sur subventions »,
  • et on débite le compte 512 « Banque ».
• A la date à laquelle les conditions sont réunies, la subvention est acquise :
  • On débite le compte  4419 « Etat – avances sur subventions »,
  • Et on crédite le compte 74 « Subventions d’exploitation ».

Les aides constituées par des remboursements forfaitaires

Les remboursements forfaitaires de charges de personnel doivent être comptabilisées dans un compte de transfert de charges (79) et non dans un compte de subvention d’exploitation (74) selon le schéma suivant :

• Lors de l’octroi :
  • On débite le compte 443 « Opérations particulières avec l’Etat »,
  • Et on crédite le compte 791 « Transfert de charges d’exploitation » (éventuellement un compte de TVA collectée).
• Lors du paiement :
  • On débite le compte 512 « Banque »,
  • Et on crédite le compte 443 « Opérations particulières avec l’Etat ».

Ce traitement comptable concerne, par exemple, les prises en charge d’heures de formation par les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA) ou l’État et qui prévoient le versement de « X » euros par heure de formation suivie, un forfait ou un pourcentage d’une somme de frais. Pour plus d’informations : comptabiliser un remboursement de frais de formation.

Remarque : les aides prenant la forme de remboursements de sommes précises (charges que l’entreprise a effectivement supportées) doivent figurer au crédit du compte de charges initialement débité.

Les aides représentées par des crédits d’impôts

Enfin, il existe des aides qui sont accordées sous la forme de crédits d’impôts aux entreprises. C’est le cas, par exemple, du crédit d’impôt apprentissage (CIA) et du crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi (CICE). Leur schéma de comptabilisation dépend du régime fiscal auquel est assujettie l’entreprise.

Le crédit d’impôt apprentissage et le CICE ont été tous deux supprimés à compter du 1er janvier 2019.

Dans les structures soumises à l’impôt sur le revenu (entreprise individuelle, entreprise individuelle à responsabilité limitée, entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée n’ayant pas opté pour l’impôt sur les sociétés ou les sociétés à responsabilité limitée familiale), les crédits d’impôts ne sont pas comptabilisés étant donné qu’ils sont directement appréhendés par le chef d’entreprise ou les associés en fonction de leur quote-part de participation aux bénéfices. Ils récupèrent ce crédit d’impôt à titre personnel dans leur déclaration d’impôt sur le revenu (IRPP).

Dans les structures soumises à l’impôt sur les sociétés, le crédit d’impôt est comptabilisé comme suit :

• Lorsque le montant du crédit d’impôt est inférieur à l’impôt sur les sociétés dû :
  • On débite le compte 444 « État – impôts sur les bénéfices »,
  • Et on crédite le compte 695 « Impôts sur les bénéfices ».
• Lorsqu’il est supérieur, l’excédent est comptabilisé de la façon suivante :
  • On débite un sous-compte 444 « État – crédit d’impôt apprentissage »,
  • Et on crédite un sous-compte 699 « Crédit d’impôt apprentissage restituable ».

Une exception doit toutefois être notée pour le CICE puisqu’il est recommandé de comptabiliser celui-ci au crédit du compte 649000 « Crédit d’Impôt Compétitivité Emploi (CICE) ».

Conclusion : le traitement comptable des aides à l’embauche diffère selon la nature de l’aide : subvention, réduction ou exonération de cotisations sociales, remboursement forfaitaire ou crédit d’impôt.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.