La comptabilisation de l’achat ou de la location d’un ordinateur

Toutes les entreprises peuvent, pour les besoins liés à leur activité, acheter ou louer un ordinateur (portable ou fixe). Ce matériel informatique fait l’objet d’un traitement comptable spécifique. Compta-Facile le présente ici en répondant à la question : comment comptabiliser l’achat d’un ordinateur ou sa location ?

Comptabiliser l’achat d’un ordinateur portable ou fixe

L’ordinateur constitue une immobilisation

En principe, un ordinateur (un PC ou un Mac par exemple) remplit les conditions fixées pour figurer à l’actif du bilan d’une entreprise. Cela signifie qu’il répond à la définition des immobilisations :

• C’est un bien identifiable,
• Qui va être utilisé au-delà de l’exercice en cours,
• Qui est évaluable de façon fiable,
• Qui est porteur d’avantages économiques futurs,
• Et qui va générer des ressources pour l’entreprise.

Dans ce cas, il doit être enregistré dans un compte de la classe 21 « Immobilisations corporelles » et plus particulièrement selon l’écriture comptable suivante :

• On débite :
  • Le compte 2183 « Matériel de bureau et matériel informatique »,
  • Le compte 44562 « TVA déductible sur immobilisations »,
• Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations ».

Il convient ensuite de déterminer la durée d’utilisation réelle de l’ordinateur et de procéder à son amortissement lors de chaque clôture d’exercice comptable (l’amortissement permet de lisser la valeur du bien sur sa durée d’utilisation) :

• On débite le compte 68112 « Dotation aux amortissements des immobilisations corporelles »,
• Et on crédite le compte 28183 « Amortissements du matériel de bureau et du matériel informatique ».

Pour plus d’informations : construire un plan d’amortissement linéaire, construire un plan d’amortissement dégressif.

L’ordinateur peut être comptabilisé en charges sous conditions

Bien qu’il constitue une immobilisation au sens comptable, leCode Général des Impôts (CGI) autorise les entreprises à enregistrer leur ordinateur dont la valeur unitaire ne dépasse pas 500 euros hors taxes en charges. Cela permet de déduire l’intégralité du prix d’achat en une fois (et non en plusieurs fois par le biais des amortissements). Cette pratique est tolérée par le Plan Comptable Général (PCG) qui prévoit, sans donner de conditions de montant, que les éléments d’actifs non significatifs sont comptabilisés immédiatement en charges.

Certaines nuances sont toutefois à apporter à ce principe:

• Lorsque l’ordinateur se compose de plusieurs éléments achetés séparément (une tour et un écran par exemple), la limite s’apprécie par rapport au prix global (et non par rapport à la valeur unitaire de chaque élément) ;
• Lorsque les achats traduisent un investissement global (remplacement d’un parc informatique par exemple), toutes les dépenses doivent être immobilisées même si chaque bien a une valeur inférieure au seuil de 500 euros.

Voici comment comptabiliser un ordinateur acheté en charges :

• On débite :
  • Le compte 6063 « Fournitures d’entretien et de petits équipements »,
  • Le compte 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »,
• Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Comptabiliser la location d’un ordinateur portable ou fixe

Lorsqu’un ordinateur est loué, il n’appartient pas à l’entreprise. Ne faisant pas partie de son patrimoine, les loyers et redevances versées doivent être comptabilisés en charges.

L’ordinateur fait l’objet d’une location financière

Chaque loyer versé doit être enregistré dans un compte de charges, et plus particulièrement un compte 61 « Services extérieurs ». Voici l’écriture à comptabiliser :

• On débite :
  • Le compte 6135 « Locations mobilières »,
  • Le compte 445661 « TVA sur autres biens et services »,
• Et on crédite le 401 « Fournisseurs ».

L’ordinateur est pris en leasing

Dans cette hypothèse, l’entreprise paie de redevances en attendant éventuellement de devenir propriétaire du bien (elle effectuera, à ce titre, une levée d’option). Voici comment comptabiliser les redevances de crédit-bail de matériel informatique :

• On débite :
  • Le compte 6122 « Redevances de crédit-bail mobilier »,
  • Le compte 445661 « TVA sur autres biens et services »,
• Et on crédite le 401 « Fournisseurs ».

Si l’entreprise lève l’option d’achat et devient propriétaire du matériel informatique :

• On débite :
  • Le compte 2183 « Matériel de bureau et matériel informatique »,
  • Le compte 44562 « TVA déductible sur immobilisations »,
• Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations ».

Conclusion : les ordinateurs achetés doivent être immobilisés sauf si leur valeur n’excède pas 500 euros hors taxes (il est possible de les enregistrer en charges). Les ordinateurs loués ou pris en crédit-bail donnent lieu à des versements de redevances enregistrées dans un compte 61.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.