Comment utiliser un logiciel de facturation ?

La plupart des entreprises gèrent elles-mêmes leur facturation. Elles peuvent, pour cela, avoir recours à un logiciel de facturation. L’utilisation d’une telle solution ne doit pas se prendre à la légère. Un mauvais paramétrage peut avoir des conséquences désastreuses pour une entreprise. De plus, certaines subtilités peuvent lui faire gagner un temps précieux. Compta-Facile vous présente ses conseils et répond à la question : comment utiliser un logiciel de facturation ?

Paramétrer correctement son logiciel de facturation

C’est le premier conseil important à suivre. En effet, pour utiliser correctement un logiciel de facturation, il convient de le paramétrer convenablement. Cela permettra de limiter le risque d’erreur et de pouvoir profiter de toutes les fonctionnalités proposées par le logiciel.

Concrètement, l’entreprise doit :

• Remplir toutes les informations demandées dans le paramétrage (nom, adresse, numéro SIRET, taux de TVA applicable…) ;
• Configurer plusieurs profils d’utilisateurs et leurs attribuer des droits différents ;
• Planifier des sauvegardes automatiques de la base de données (chaque jour, semaine, mois, trimestre, semestre ou année).

Créer des comptes clients et gérer sa base d’articles dans le logiciel de facturation

La plupart des logiciels de facturation permettent de créer des bases de données « clients » et « articles ». L’entreprise doit veiller à les utiliser à bon escient.

S’agissant des comptes clients, il convient de les créer et de paramétrer avec attention les fiches correspondantes. Les informations à remplir sont plus ou moins nombreuses selon le logiciel. A minima, il s’agit d’indiquer les éléments permettant d’identifier chaque client (dénomination sociale, coordonnées, identification du responsable, numéro de TVA…). Le paramétrage peut aussi mentionner les conditions tarifaires négociées (remises notamment), du taux de TVA applicable ou des conditions de paiement autorisées.

Pour la base d’articles, un raisonnement identique s’applique. L’entreprise doit enregistrer chaque article dans une base de données. En général, elle doit indiquer, pour chacune d’entre eux un code, une nature (bien ou service), un nom, une description, une famille, un prix d’achat, un prix de vente et un taux de TVA. D’autres informations peuvent également y figurer comme le montant de l’écotaxe, le délai d’approvisionnement, le volume ou le poids, etc.

Personnaliser des modèles de documents dans le logiciel de facturation

Pour gagner du temps et limiter le risque d’erreur, l’entreprise a intérêt à créer un modèle de factures. Une fois encore, la plupart des logiciels de facturation proposent des modèles de factures « vierges ». Il faut alors que l’entreprise se les approprie, c’est-à-dire qu’elle les personnalise. Elle peut y insérer son logo, modifier la présentation visuelle du document et  adapter son contenu.

Par ailleurs, il peut parfois s’avérer judicieux de créer plusieurs modèles de factures. Cette technique est intéressante dans certains cas et notamment lorsque l’entreprise travaille avec différentes typologies de clients (professionnels et particuliers par exemple), lorsqu’elle possède différents sites de facturation ou encore lorsqu’elle exerce plusieurs activités.

Connecter le logiciel de facturation au logiciel de comptabilité

Si l’entreprise assure également une partie de sa comptabilité elle-même, elle a tout intérêt à connecter son logiciel de facturation avec sa solution de gestion comptable. En pratique, plusieurs solutions existent.

Elle peut, tout d’abord, opter pour une solution « tout en un », c’est-à-dire un logiciel qui gère non seulement la comptabilité mais également la facturation. Dans ce cas, le module « facturation » se trouve généralement en mesure d’intégrer automatiquement les factures de ventes dans le module « comptabilité ». Cette technique fait gagner du temps et réduit le risque de commettre des erreurs.

Autrement, l’entreprise doit utiliser un processus d’import-export. Pour que cela fonctionne, elle doit vérifier qu’il existe une fonction d’export dans son logiciel de facturation. Elle doit ensuite s’assurer que le logiciel de comptabilité autorise l’importation de fichiers et également prendre connaissance du format requis.

Planifier et tester des sauvegardes du logiciel de facturation

Bien utiliser un logiciel de facturation consiste également à effectuer des sauvegardes régulièrement. Faire une sauvegarde ne suffit pas, encore faut-il s’assurer que le fichier généré soit correct et qu’il puisse servir efficacement en cas de problème. C’est pourquoi il convient de tester, dans la mesure du possible, les sauvegardes réalisées.

La fréquence des sauvegardes dépend de la taille de la base de données et des souhaits de l’entreprise. En général, on recommande d’en effectuer au moins une tous les mois. Les sauvegardes doivent être stockées dans deux endroits (ou sur des supports différents). L’entreprise pourra opter pour le stockage en ligne (Cloud) ou en local (sur des disques durs externes par exemple).

Conclusion : pour utiliser correctement un logiciel de facturation, il faut tout d’abord bien le paramétrer. Il convient également de renseigner correctement les fiches « clients » et « articles ». Des modèles de factures personnalisés doivent être créés et il peut s’avérer intéressant de lier le logiciel de facturation à la solution de gestion comptable.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.