Faire sa comptabilité soi-même, quelles sont les étapes à suivre ?

Lorsqu’une entreprise décide de faire sa comptabilité elle-même, elle doit respecter un certain nombre d’étapes pour s’assurer de la tenir correctement. Compta-Facile les présente dans cette publication dont l’objectif est de répondre de manière exhaustive à la question : comment faire sa comptabilité soi-même ? Voici la liste des étapes à suivre :

• S’informer sur l’étendue de ses obligations comptables
• Se former sur la gestion de la comptabilité
• Choisir son logiciel de comptabilité
• Paramétrer son logiciel de comptabilité
• Tenir sa comptabilité

S’informer sur l’étendue de ses obligations comptables

Lorsque l’on souhaite faire sa comptabilité soi-même, la première chose à faire est de prendre connaissance de l’étendue de ses obligations comptables. En effet, toutes les entreprises n’ont pas les mêmes obligations et leur statut juridique ainsi que leur régime fiscal vont jouer un rôle déterminant à ce sujet.

Ainsi, les micro-entreprises au sens fiscal, c’est-à-dire les entreprises individuelles ou les entreprises individuelles à responsabilité limitée (EIRL) ayant opté pour le régime du micro-BNC ou du micro-BIC, bénéficient d’obligations comptables extrêmement limitées : dispense de tenue de comptabilité et d’établissement d’un bilan, établissement d’un livre des recettes et éventuellement d’un registre des achats (si l’activité relève des ventes de marchandises ou assimilés). Un micro-entrepreneur n’aura donc aucun mal à remplir ses obligations lui-même, il pourra s’équiper d’une solution de gestion (devis-facturation) permettant, le cas échéant, d’éditer ses livres obligatoires.

Pour toutes les autres structures, les obligations comptables sont plus étendues. Les voici, par ordre croissant d’obligations :

• Entreprises individuelles exerçant une activité non commerciale et relevant des bénéfices non commerciaux (BNC) : application des règles de la comptabilité de trésorerie, souscription d’une déclaration de résultat annuelle, dispense de dépôt des comptes annuels au greffe.
• Entreprises individuelles exerçant une activité commerciale ou artisanale et relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) : application des règles de la comptabilité d’engagement (option possible sous conditions pour la comptabilité super-simplifiée), souscription d’une déclaration de résultat annuelle, dispense de dépôt des comptes annuels au greffe.
• Sociétés commerciales (SAS, SARL, SCA, SA, SCS, SNC…) et sociétés d’exercice libéral (SEL) : application des règles de la comptabilité d’engagement (option possible sous conditions pour la comptabilité super-simplifiée), souscription d’une déclaration de résultat annuelle, dépôt des comptes annuels au greffe.

Se former dans le domaine de la comptabilité

Dès l’instant où les obligations comptables sont clairement identifiées, il est nécessaire de s’assurer que la personne qui s’occupera de la comptabilité soit compétente à tous les niveaux au regard du travail qu’elle aura à accomplir. Cela concerne essentiellement deux volets : l’utilisation du logiciel et l’application des règles comptables en vigueur.

Dans ces domaines, différentes possibilités sont envisageables. Il pourra s’agir de :

• S’inscrire à des formations sur le thème de la comptabilité (en fonction des connaissances déjà maîtrisées par la personne) ;
• Souscrire à des abonnements de revues comptables spécialisées ;
• Suivre des formations proposées par l’éditeur du logiciel de comptabilité (généralement en ligne).

Choisir son logiciel de comptabilité

Il s’agit de l’étape la plus délicate. Pour faire sa comptabilité soi-même, il est indispensable (mais, pour information, pas obligatoire), d’utiliser un logiciel de comptabilité. Il faut donc prendre le temps d’en choisir un. Sur ce point, un dossier complet dévoile un certain nombre de conseils guidant avec efficacité dans la procédure de choix : choisir un logiciel de comptabilité. Divers paramètres doivent être pris en compte, comme la taille de l’entreprise ou encore la nature de son activité.

Il n’existe pas de logiciel de comptabilité idéal. Les logiciels sont adaptées à certaines entreprises et à certaines situations. Il est important de faire un point préalable complet sur l’étendue des besoins de l’entreprise et d’établir un questionnaire (une check-list). En effet, il est possible qu’ils ne se limitent pas à la seule gestion de la comptabilité. Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être attendues comme la gestion des devis et de la facturation, le recouvrement des créances, la génération de tableaux de bord, etc. Dans ce cas de figure, il peut être intéressant de s’orienter vers des solutions « tout en un » qui offriront de nombreux avantages :

• Unicité de l’information (toutes les données seront regroupées au sein d’une seule et unique solution de gestion),
• Gain de temps et limitation du risque d’erreur (intégration automatique des factures de vente dans la comptabilité et récupération des relevés bancaires et comptabilisation immédiate).

Il est généralement conseillé de tester son logiciel de comptabilité avant de l’acheter. Cela permet de se faire une idée quant à son utilisation au quotidien (ergonomie, fonctionnalités, navigation, personnalisation…).

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Paramétrer son logiciel de comptabilité

Une fois choisi, le logiciel de comptabilité doit être paramétré. Cette étape est également très importante car le paramétrage représente le socle d’informations de la solution de gestion. Bien paramétrer son logiciel de comptabilité, c’est s’assurer de l’utiliser convenablement et notamment de bénéficier de toutes ses fonctionnalités.

Le paramétrage englobe deux séries de tâches. Dans un premier temps, il s’agit de renseigner toutes les données générales relatives à l’entreprise (dénomination sociale, siège, numéro SIRET, forme juridique, régime fiscal en matière d’imposition des bénéfices ou de TVA, date d’ouverture et de clôture de l’exercice comptable…) et de configurer les différents profils d’utilisateurs. Dans un second temps, il est question de choisir le plan de comptes applicable à l’entreprise, de le personnaliser (c’est-à-dire créer des sous-comptes et modifier des libellés), d’ouvrir les journaux comptables adéquats et de paramétrer toutes les fonctionnalités dont l’entreprise souhaiterait bénéficier (création de guides de saisie, mise en place d’un lettrage automatique, configuration des sauvegardes automatiques, paramétrage du format des fichiers d’export, etc).

Tenir sa comptabilité au quotidien et en fin d’année

Cette étape constitue l’aboutissement final du processus de gestion de la comptabilité.

Tout au long de l’exercice comptable, il convient de saisir les opérations courantes en fonction du type de comptabilité à tenir (de trésorerie ou d’engagement). Pour ce qui est de la comptabilité de trésorerie, il suffira de saisir manuellement ou d’intégrer automatiquement tous les relevés bancaires de l’exercice comptable. S’agissant de la comptabilité d’engagement, toutes les factures de vente et d’achat devront être saisies d’un côté et leur paiement comptabilisé de l’autre, dans différents journaux (sauf option pour la comptabilité super-simplifiée). Il est recommandé d’effectuer ces tâches le plus fréquemment possible, notamment afin de ne pas prendre de retard, de mieux suivre son activité et d’établir les déclarations fiscales à partir d’informations fiables. La plupart des traitements comptables sont présentés dans la rubrique « Écritures Comptables » de Compta-Facile.

A la clôture de l’exercice, uniquement pour les entreprises devant appliquer les règles de la comptabilité d’engagement, de nombreux travaux doivent être mis en oeuvre et génèrent des écritures d’inventaire (réalisation d’inventaires et évaluation, recensement des provisions, ajustement de certains postes du bilan et du compte de résultat, etc.). Les entreprises autorisées à tenir une comptabilité de trésorerie ne devront enregistrer que certaines écritures de régularisation (les dotations aux amortissements par exemple). Enfin, pour certaines structures, les comptes annuels devront être établis, approuvés et déposer au greffe du tribunal de commerce.

Conclusion : faire soi-même sa comptabilité implique de suivre certaines étapes. Tout d’abord, il faut se renseigner sur le périmètre de ses obligations comptables. Il faut ensuite se former, si cela s’avère nécessaire, et choisir un logiciel de comptabilité. Dès lors, il convient de le paramétrer correctement. Il ne reste plus qu’à saisir les opérations courantes et d’inventaires et à établir les comptes annuels.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.