Comment choisir son outil de gestion comptable ?

Afin d’assurer la bonne comptabilité de son entreprise, il est possible de se tourner vers un outil d’assistance, comme un logiciel de gestion comptable. Il en existe plusieurs sur le marché, certains étant plus adaptés aux TPE et PME quand d’autres, de par leurs performances et fonctionnalités, sont plutôt tournés vers les grandes entreprises. Se pose naturellement la question de savoir comment choisir son outil de gestion comptable ? De nombreux critères sont à définir en amont avant d’opter pour un choix définitif. Enregistrement des paiements, suivi des dépenses, facturation des clients, rapprochement des transactions… Dans la suite de cet article nous vous expliquons comment faire pour effectuer le meilleur choix possible pour votre outil de gestion comptable.

Pourquoi déployer un logiciel de gestion comptable ?

Devenir entrepreneur, signifie également embaucher du personnel comptable peut prendre du temps et avoir un fort impact sur le budget de votre entreprise, notamment si celle-ci est encore petite en taille et en chiffre d’affaires. C’est pourquoi vous pouvez soit gérer cet aspect-là de votre société, vous-même,  ou en vous tourner vers un logiciel d’aide à la gestion comptable. Ces derniers présentent plusieurs avantages :

• Ils sont abordables : passer par un comptable ou un cabinet spécialisé, voire recruter du personnel, coûte extrêmement cher. En décidant de vous tourner vers un logiciel spécialement développé pour répondre à vos besoins, vous économisez de l’argent tout en vous assurant que votre société dispose de documents de suivi et des rapports conformes aux législations.
• Ils permettent de gagner du temps : les logiciels d’aide à la comptabilité permettent de gagner du temps car vous disposez de toutes les informations et de tous les outils nécessaires afin de générer vos états et documents. Vous n’avez pas à attendre que quelqu’un le fasse pour vous.
• Ils sont extrêmement précis : les logiciels réduisent les probabilités d’erreurs. Ils sont connectés à vos comptes bancaires et peuvent vous transmettre des documents importants en quelques secondes sans qu’il n’y ait de graves fautes de frappe ou de copier-coller.
• Ils centralisent toutes les opérations financières : paie, conformité fiscale, de plus en plus de logiciels proposent des modules et fonctionnalités complémentaires permettant de gérer l’ensemble des opérations financières depuis un seul et même endroit.

Quel budget devez-vous envisager ?

Le budget à prévoir pour son logiciel de précomptabilité ou de comptabilité est évolutif et varie en fonction des besoins. Plus votre entreprise aura besoin d’informations, de fonctionnalités et de comptes à lier, plus cela coûtera cher. Pour cela, il est essentiel de définir ses besoins et de vérifier l’ensemble des offres à disposition. 

En règle générale, un éditeur propose diverses offres, allant de l’offre découverte, parfois gratuite ou à quelques euros par mois, à une offre mensuelle plus développée et pertinente à 50 voire 60 euros. 

Les logiciels sont proposés directement sur le cloud, en tant que service et les factures peuvent être réduites si votre entreprise opte pour un paiement annuel et non mensuel. Les plans gratuits permettent de découvrir le logiciel et les fonctionnalités sont assez basiques et donc, assez limitées. En payant, vous pourrez avoir accès à des outils plus pertinents, comme le suivi des dépenses ainsi que le suivi des ventes, la mise en place de factures récurrentes pour vos clients, un reporting mieux adapté et plus complet et un ensemble de fonctionnalités. 

(source: https://www.zefyr.net/blog/bases-comptabilite/notions-de-base-comptabilite)

Enfin, certains logiciels de facturation gratuits ne requièrent aucun investissement préalable. En revanche, ils peuvent vous faire régler certaines fonctionnalités et modules supplémentaires, ce qui pourrait vite faire grimper la note.

Les fonctionnalités que vous devez attendre de votre outil de gestion comptable

Bien évidemment, ce type d’outil offre de nombreuses fonctionnalités, certaines étant toutefois en complément. Chez les TPE et PME, un outil classique, permettant de simplement suivre ses revenus ainsi que ses dépenses et surtout, de générer des factures et des rapports financiers est déjà bien suffisant.

 Parmi les fonctionnalités classiques, nous retrouvons également le suivi des stocks et des inventaires ou la gestion fournisseurs et commandes, spécialement pensés pour les e-commerces.

Automatisations 

Pour optimiser votre temps et vous permettre de vous concentrer sur le développement de votre activité, ces outils permettent d’envoyer automatiquement certaines factures récurrentes afin de ne pas s’occuper du client et donc de se focaliser sur d’autres tâches. 

D’autres logiciels font gagner un temps précieux, au niveau de la réconciliation des comptes, en proposant certaines correspondances de transactions. De même, d’autres outils permettent de convertir un devis en une facture, en quelques clics.

Préparation aux déclarations de vos impôts

Plus évolué, la fonctionnalité de préparation aux déclarations des impôts. Certains logiciels proposent le calcul automatique de vos taxes, de vos taux d’imposition multiples ou de votre déclaration fiscale. Transmis au comptable, ce document permet de gagner beaucoup de temps en interne mais aussi sur vos déclarations.

Services, modules et fonctionnalités complémentaires

De nombreux logiciels proposent des modules et fonctionnalités complémentaires, à la carte. Vous pouvez ainsi choisir de gérer vos paiements et vos paies directement depuis le back-office de votre outil. Vous pouvez également mettre en place un système permettant à votre client de régler sa facture en ligne. Quelques services supplémentaires qui ont toutefois un coût !

Intégrations à d’autres outils et CRM

Dernier point intéressant, les intégrations. En effet, votre logiciel de gestion comptable peut s’intégrer à d’autres programmes, logiciels et CRM, facilitant la transmission et le partage de données en temps réel, que ce soit d’un point de vue facturation et paiement ou d’un point de vue gestion des stocks et des produits pour les commerces électroniques.

Comprendre et définir votre besoin en termes d’accessibilité

De nombreux facteurs entrent en compte, afin de définir quel outil de gestion comptable choisir. Outre les fonctionnalités classiques et de base, il est essentiel de définir si ce dernier propose un accès multi-utilisateurs, un accompagnement multi-métiers ou encore une application voire un accès mobile particulier.

Accès multi-utilisateurs

La majorité des outils de comptabilité permettent à plusieurs utilisateurs d’avoir accès à la plateforme et de suivre les avancées des projets en cours. Chef d’entreprise, vous souhaitez probablement partager les informations financières avec vos commerciaux et votre comptable. Certains logiciels offrent cette possibilité, gratuitement. D’autres en revanche vous forcent à souscrire à un plan plus élaboré et donc, plus cher.

Accompagnement multi-métiers

Vous possédez deux ou trois entreprises ? Vous pourriez envisager de centraliser l’ensemble des informations comptables de vos sociétés sur une seule et même plateforme. Certains outils proposent de prendre en charge ces données, sous un seul et même compte, sans avoir à débourser un euro supplémentaire. 

Logiciel basé sur le cloud et accès mobile

Aujourd’hui, de nombreux outils sont basés sur le cloud et sont accessibles depuis n’importe où, à n’importe quel moment de votre journée à condition d’avoir un accès à internet. Les connexions sont possibles depuis votre ordinateur, votre tablette et même votre smartphone. Si certaines sociétés ont travaillé autour d’une version mobile de leur outil, d’autres proposent des applications spécialement développées. 

Vous pouvez ainsi avoir accès aux données qui vous intéressent le plus, comme le reçu de vos dépenses, si vous êtes en déplacement professionnel. Pour des opérations et suivis plus complexes, veillez à bien vérifier que les outils à disposition disposent des capacités et des fonctionnalités nécessaires. Attention également aux problématiques liées à la compatibilité avec iOS ou Android.

Ecrit par
Compta Facile