Quel logiciel de comptabilité un freelance informatique doit-il choisir ?

La majorité des freelance en informatique doivent tenir une comptabilité. Ils peuvent choisir de la déléguer à un expert-comptable ou de l’effectuer eux-mêmes. Dans ce dernier cas, ils auront la possibilité d’avoir recours à un logiciel de comptabilité. Ils peuvent alors se poser la question « quel logiciel de comptabilité un freelance en informatique doit-il choisir ?« . Pour répondre à cette question, il convient de faire un point sur différentes notions. Compta-Facile vous présente une publication spéciale répondant à la question : freelance informatique, quel logiciel de comptabilité choisir ?

Le freelance en informatique doit connaître ses obligations avant de choisir son logiciel de comptabilité

L’exercice d’une activité de freelance en informatique peut se faire au sein de n’importe quelle structure : micro-entreprise, entreprise individuelle, société unipersonnelle ou pluripersonnelle. Du statut choisi dépendront les obligations comptables et fiscales.

Obligations comptables d’un freelance en informatique

Voici une synthèse des obligations comptables d’un freelance informatique selon les statuts qui existent :

(a) Freelance soumis au régime micro-BNC (ou « régime déclaratif spécial »)
(2) Freelance exerçant en entreprise individuelle ou en EIRL et qui relèvent du régime de la déclaration contrôlée
(3) Freelance ayant opté pour une société (EURL, SARL, SASU, SAS, SNC, SA…)

→ Il est, tout d’abord, important de préciser que le logiciel de comptabilité n’est pas obligatoire. Cela étant dit, il demeure essentiel… Selon son statut, un freelance en informatique aura donc intérêt à opter pour une solution plus ou moins complète. Des logiciels de comptabilité simplifiés existent pour les micro-entreprises. Certains permettent même d’éditer automatiquement le livre des recettes. Lorsqu’un freelance est autorisé à appliquer les règles de la comptabilité de trésorerie, il peut s’équiper d’un logiciel capable de récupérer ses relevés bancaires. Ce dernier les enregistrera automatiquement en comptabilité. Les freelance en informatique qui choisissent la société n’ont pas d’autre choix que d’avoir recours à un logiciel de comptabilité classique, permettant de saisir les écritures comptables et faire le bilan.

Obligatoires fiscales d’un freelance en informatique

Les obligations comptables d’un freelance en informatique sont généralement assorties d’obligations à caractère fiscal. Le régime d’imposition va déterminer leur étendue. En voici un résumé condensé :

(1) Freelance soumis au régime de la déclaration contrôlée (impôt sur le revenu)
(2) Freelance relevant du régime simplifié d’imposition ou du régime normal (impôt sur les sociétés)

→ Les obligations fiscales sont maximales pour le freelance qui opte pour un régime réel d’imposition. Ce dernier devra établir chaque année une déclaration de résultats et l’envoyer de façon dématérialisée aux impôts. A défaut de déléguer ces travaux à un expert-comptable, il devra s’en occuper lui-même. Certains logiciels de comptabilité proposent cette fonctionnalité ; d’autres offrent également la possibilité de gérer la TVA.

Le freelance en informatique doit déterminer ses besoins avant de choisir un logiciel de comptabilité

Investir dans un logiciel de comptabilité est loin d’être anodin. Le freelance doit veiller, non seulement, à ce qu’il lui permette de remplir ses obligations mais il doit également vérifier qu’il réponde bien à ses besoins. Le choix d’un logiciel de comptabilité doit donc aussi tenir compte des besoins exprimés par l’entreprise. Il faut toutefois être clair à ce sujet, un freelance n’a, par rapport aux autres activités, que peu de besoins spécifiques à satisfaire.

Les besoins d’un freelance en informatique au niveau de la facturation

Un freelance en informatique doit facturer les prestations qu’il effectue au profit de ses clients ayant la qualité de professionnels. Il doit établir des factures en bonne et due forme, c’est-à-dire en respectant toutes les mentions imposées par la Loi : date d’émission de la facture, numéro attribuée, date de réalisation de la vente ou d’exécution de la prestation, identification du vendeur et de l’acquéreur, numéro de TVA, désignation des biens vendus ou services rendus,TVA applicable, montant à payer et conditions de paiement en vigueur.

→ Certains logiciels de comptabilité contiennent des modules de facturation. Ces derniers sont très pratiques pour le freelance soumis à l’obligation de facturer. La solution de gestion peut également assurer la gestion du recouvrement (suivi des impayés, relances automatiques…). Attention toutefois, contrairement à ce que l’on peut entendre, le logiciel de facturation n’est pas obligatoire. Un freelance peut également faire ses factures avec un tableur (Excel par exemple) ou sur un facturier papier. L’utilisation d’un logiciel apporte tout de même de nombreux avantages comme la réduction du risque d’erreur, d’omission ou d’oubli de facturation.

Les besoins d’un freelance en informatique sur le plan de la gestion de la trésorerie

Un freelance peut avoir besoin de savoir où il en est et surtout où il va. Ce besoin de visibilité est comblé par le budget de trésorerie. Ce tableau financier dévoile l’évolution probable de la trésorerie de l’entreprise dans les mois à venir. Il prend en compte tous les encaissements connus (essentiellement les paiements des clients) et y soustrait les dépenses à venir (règlement de factures fournisseurs, paiement de taxes, d’impôts ou de charges sociales).

→ A ce stade, deux modules du logiciel de comptabilité peuvent intéresser le freelance en information : le module « gestion de la trésorerie » ainsi que le module « établissement de tableaux de bord ». Le premier intéressera particulièrement le freelance qui travaille pour le compte de plusieurs clients. Le second à celui qui connaît une saisonnalité de son chiffre d’affaires et qui veut s’assurer de ne subir aucun découvert bancaire, compte tenu des charges auxquelles il aura à faire face.

Le freelance en informatique doit estimer son budget avant de choisir un logiciel de comptabilité

Après avoir pris connaissance de ses obligations et déterminer ses besoins, le freelance doit évaluer son budget. Il convient de chiffrer la somme d’argent qu’il est prêt à investir dans son logiciel de comptabilité. A ce titre, on notera qu’il est possible d’opter pour un achat ou pour une location. Les modalités de paiement diffèrent (en une fois, en plusieurs fois) ainsi que leur fréquence (une seule et unique fois, chaque année…).

Il est important d’afficher une certaine prudence à l’égard des solutions de gestion gratuites ou « low-cost ». Derrière un tarif attractif peuvent se cacher de mauvaises surprises : logiciel non mis à jour, hotline inexistante ou inefficace, bogues à répétition, etc. Le prix ne doit pas être le seul critère de choix ni même l’unique élément de comparaison. Il faut optimiser le rapport qualité/prix. Des arbitrages s’avèrent parfois nécessaires.

Dans l’idéal, il est préférable de tester un logiciel de comptabilité avant de s’engager avec son éditeur. Cette phase présente, en effet, un intérêt majeur pour l’utilisateur. Elle lui permet d’apprécier l’ergonomie du logiciel et surtout de vérifier qu’il réponde bien à ses besoins. Et surtout, il convient de comparer différents logiciels de comptabilité avant de faire son choix.

Conclusion : avant de choisir un logiciel de comptabilité, un freelance en informatique doit prendre connaissance de ses obligations comptables et fiscales, déterminer le périmètre de ses besoins et s’instaurer un budget.

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Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.