Bien gérer la comptabilité de son entreprise : les 5 règles à suivre

Gérer une entreprise nécessite d’être sensibilisé de près ou de loin à la comptabilité. Mais la sensibilisation aux chiffres ne suffit pas. La maîtrise du processus comptable dans son ensemble s’avère indispensable pour que la gestion soit efficace. Compta-Facile vous présente ses 5 conseils pour bien gérer la comptabilité de son entreprise :

• Choisir un logiciel de comptabilité
• Tenir une comptabilité à jour
• Établir un calendrier de dates butoirs
• Ne pas mélanger compte professionnel et compte privé
• Trouver un expert-comptable

Règle n°1, Choisir un logiciel de comptabilité

Il s’agit de l’un des éléments centraux de l’organisation d’une entreprise. Sous réserve que l’entreprise soit obligée de tenir une comptabilité, elle doit se doter d’un logiciel de comptabilité qui répond au mieux à ses besoins. Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité sont plus ou moins étendues selon la gamme choisie par l’utilisateur. Les plus complets d’entre eux permettent de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise :

• Logiciel de caisse (utilisé dans les commerces de détails), logiciel de facturation (pour les TPE) ou logiciel de gestion commerciale (généralement pour les PME et grandes entreprises),
• Logiciel de tenue de la comptabilité (permettant de saisir les opérations comptables),
• Logiciel de gestion des immobilisations (gérant les entrées et sorties d’immobilisations, les calculs de plus ou moins-values et les amortissements),
• Logiciel de paie (lorsque l’entreprise effectue sa paie en interne).

Nos équipes ont rédigé un certain nombre d’articles afin de conseiller l’entreprise dans le choix de son logiciel. Voici les principaux d’entre eux :

• Les critères de choix d’un logiciel de comptabilité
• Notre tableau comparatif des logiciels de comptabilité

Il est généralement préférable d’opter pour un logiciel de comptabilité simple, flexible et épuré sur le plan ergonomique. Installé en local sur une machine (ou un réseau), il pourra également reposer sur la technologie du Cloud.

Règle n°2, Tenir sa comptabilité à jour

La comptabilité est le pilier d’une entreprise. Elle est essentielle et doit, à ce titre, être mise à jour en temps réel. En effet, elle ne se borne pas simplement à satisfaire des obligations fiscales mais permet  également d’analyser les performances de l’activité. Elle est également le socle des prévisions budgétaires et permet, à ce titre, d’anticiper toute difficulté de trésorerie. La comptabilité générale ne doit pas être relayée au second plan, elle occupe une place importante et déterminante pour l’activité, tant les objectifs de la comptabilité au sens large sont nombreux.

Pour ne pas se perdre dans sa comptabilité, une entreprise prévoir des mises à jour régulières selon une fréquence bien précise ; encore faut-il qu’elle soit cohérente avec la nature et l’importance de l’activité. Cela pourra se faire de manière journalière, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou même, dans certains cas, annuelle.

Règle n°3, Établir un calendrier des opérations comptables, fiscales, sociales et juridiques

Toutes les entreprises, quels que soient leur régime fiscal et leur taille, ont des obligations comptables, juridiques, fiscales et sociales :

• Dépôt de déclarations de T.V.A (mensuelle, trimestrielle ou annuelle),
• Dépôt de déclarations de résultats (liasse fiscale),
• Dépôt de déclarations diverses (CVAE, taxe d’apprentissage, formation professionnelle, effort construction…)
• Établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe),
• Tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle statuant sur les comptes d’un exercice clos,
• Établissement des fiches de paie et déclaration des charges sociales,
• Réalisation des tableaux récapitulatifs annuels de charges sociales,
• Etc.

Il convient d’établir un rétro-planning des travaux à effectuer par exercice comptable et, pourquoi pas, intégrer des rappels automatiques à des dates déterminées à l’avance afin de ne pas louper une échéance importante et s’exposer à un risque particulier.

Règle n°4, Ne pas mélanger compte professionnel et compte privé

Lorsque l’activité est exercée au sein d’une société, il est primordial pour le dirigeant et les associés de bien séparer les comptes professionnels et les comptes privés. Les dépenses professionnelles doivent être payées sur un compte « pro » et les frais personnels depuis un compte « perso ». A défaut, l’intéressé s’expose à de lourdes sanctions pénales (acte anormal de gestion, abus de bien social) et fiscales. Il mettra en danger l’équilibre de l’activité et sa pérennité.

Ce comportement facilitera également les travaux de l’expert-comptable puisqu’il n’aura pas à rechercher, pour chaque opération, sa justification professionnelle. Cela lui permettra de réaliser un gain de temps et de se focaliser sur les prestations à plus forte valeur ajoutée comme le conseil par exemple.

Règle n°5, Trouver un expert-comptable

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, l’expert-comptable est un partenaire privilégié des entreprises. Même si l’entreprise assure elle-même la tenue de sa comptabilité, elle peut choisir de se faire assister par un expert-comptable afin qu’il procède à la vérification de sa comptabilité. Elle pourra également lui confier une mission d’établissement des comptes annuels.

Le recours à un expert-comptable permettra également  de :

• Sécuriser les opérations comptables et fiscales de l’entreprise (et notamment se faire accompagner en cas de vérification de comptabilité),
• Bénéficier de conseils (devoir de l’expert-comptable).

Avoir un expert-comptable n’est pas obligatoire mais cela demeure toutefois largement conseillé.

Vous cherchez un expert-comptable qui vous accompagne pour atteindre vos objectifs professionnels ?

Trouver un expert-comptable

Conclusion : pour bien tenir sa comptabilité, toute entreprise a intérêt à choisir le logiciel de comptabilité le plus adapté à ses besoins, mettre à jour régulièrement sa comptabilité, établir un calendrier des opérations de l’exercice, bien distinguer le compte professionnel du compte personnel de ses dirigeants et enfin s’entourer éventuellement d’un expert-comptable.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.