Quels sont les avantages et inconvénients d’un logiciel de comptabilité ?

Avoir recours à un logiciel de comptabilité présente des avantages certains : sécurisation du processus de tenue comptable, gain de temps, adaptation aux besoins, simplification des échanges, etc. Cependant, il n’est toutefois pas sans inconvénients. Compta-Facile fait un point sur cette comparaison en deux temps :

• Les avantages du logiciel de comptabilité
• Les inconvénients du logiciel de comptabilité

Quels sont les avantages d’un logiciel de comptabilité ?

Un logiciel de comptabilité présente, à minima, quatre avantages. Il :

• Sécurise le processus de gestion de la comptabilité,
• Fait gagner du temps,
• S’adapte aux besoins de l’entreprise,
• Et simplifie les échanges avec l’expert-comptable.

Sécurisation et fiabilité

Lorsqu’une entreprise tient elle-même sa comptabilité, le recours à un logiciel de comptabilité permet de sécuriser et de fiabiliser l’ensemble du processus comptable.

Ainsi, les écritures comptables s’enregistrent dans des journaux préalablement paramétrés et les totaux s’effectuent automatiquement. Le logiciel vérifie par lui-même l’équilibre algébrique de chaque écriture. Si le total des débits diffère du total des crédits, l’opérateur de saisie ne peut sortir du journal. Par ailleurs, il effectue les totaux et reporte les éléments sur tous les livres comptables obligatoires (grand-livre et livre-journal). Les centralisations sont également gérées de façon automatique.

Il ressort de tout cela que le risque d’erreur diminue de façon significative.

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Gain de temps

L’automatisation des tâches offre, pour toute entreprise, un gain de temps indéniable. Le logiciel de comptabilité, à lui seul, simplifie grandement l’ampleur des travaux comptables. En effet, plus aucune tâche manuelle ne vient alourdir le processus.

Au-delà de cela, de nombreuses fonctionnalités permettent de gagner encore plus de temps au quotidien : création de guides de saisie, lettrage automatique, intégration automatique de données (récupération des relevés bancaires, reconnaissance automatique des factures), etc.

Adaptabilité

C’est le dernier point fort du logiciel de comptabilité. Il fait preuve d’une grande adaptabilité au regard des besoins exprimés par une entreprise. Il couvre aussi bien les besoins d’une TPE que ceux d’une PME ou d’une grande entreprise. Pour cela, les solutions proposés par les éditeurs de logiciels comprennent généralement des modules auxquels l’entreprise a le choix de souscrire ou non.

Le logiciel de comptabilité peut être complété par d’autres solutions de gestion au sens large du terme (devis-facturation, gestion commerciale, gestion des approvisionnements, gestion de la paie, gestion des immobilisations, caisse, etc.).

Simplification des échanges

Le logiciel de comptabilité simplifie les échanges entre l’entreprise et son éventuel expert-comptable en ce sens où il automatise la relation entre les parties et limite l’ampleur de l’intervention humaine. Pour le cas du logiciel de comptabilité en ligne, il n’en requiert d’ailleurs aucune : l’expert-comptable peut avoir accès aux données de l’entreprise sans avoir à se déplacer.

S’agissant des logiciels de comptabilité classiques, les échanges sont effectués au moyen d’une exportation depuis la comptabilité de l’entreprise suivi d’une importation dans la solution de l’expert-comptable.

Quels sont les inconvénients d’un logiciel de comptabilité ?

Les inconvénients d’un logiciel de comptabilité demeurent marginaux comparés aux avantages qu’il procure. Cela étant dit, cette solution peut s’avérer coûteuse pour l’entreprise, elle nécessite un paramétrage parfois complexe et elle peut entraîner une certaine dépendance envers l’éditeur du logiciel.

Coût

Le recours à un logiciel de comptabilité standardisé est moins coûteux qu’un développement spécifique. Toutefois, il peut parfois représenter un poste de dépenses important ; et ce pour deux raisons.

Tout d’abord, le logiciel de comptabilité peut présenter des coûts cachés, notamment en ce qui concerne les frais d’abonnement et les dépenses de maintenance qui peuvent faire grimper la note. Ensuite, il peut occasionner un surcoût pour une entreprise qui souscrit à des modules offrant des fonctionnalités qui lui sont inutiles c’est-à-dire qui sont inadaptées à ses besoins.

Paramétrage

Comme tout programme informatique, le logiciel de comptabilité est une solution qui nécessite un paramétrage complet et rigoureux. Cela permettra notamment de profiter de toutes les fonctionnalités intégrés dans la solution de gestion et surtout de s’assurer qu’elles fonctionnent toutes correctement.

Pour les novices en la matière, cette démarche peut s’avérer complexe et une formation paraît indispensable. A défaut, le mauvais paramétrage (ou l’absence de paramétrage) peut entraîner d’importants dysfonctionnements.

Dépendance

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité rend l’entreprise dépendante vis-à-vis de l’éditeur du logiciel. Cette dernière peut se sentir prise en otage car, en cas de défaillance, elle se retrouve sans aucune solution alternative.

C’est pour ces raisons qu’il est important de choisir un logiciel de comptabilité développé par une entreprise reconnue et performante dans son domaine d’activité. Par ailleurs, l’entreprise doit analyser les moyens de migration qu’elle a à sa disposition avant d’investir.

Conclusion : le logiciel de comptabilité procure plus d’avantages qu’il n’engendre d’inconvénients. Il est indispensable à la bonne gestion d’une entreprise. Toutefois, avant de s’engager avec un éditeur, il convient de comparer.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.