Faut-il acheter son logiciel de facturation ou le louer ?

L’achat d’un logiciel de facturation n’est pas systématique. Il est, en effet, possible d’opter pour une location (mode SaaS, cloud ou logiciel de facturation en ligne). Il n’existe pas de solution idéale mais simplement une solution adaptée à chaque situation. Compta-Facile apporte des éléments de réponse à la question : location ou achat de logiciel de facturation, que choisir ?

Achat ou location : la simplicité d’utilisation

Sur ce point, c’est la location qui prend l’avantage. En effet, louer son logiciel de facturation présente deux atouts majeurs comparé à l’achat classique :

• Aucune installation n’est requise

Avec le logiciel de facturation en ligne, inutile de s’assurer que l’entreprise dispose d’équipements informatiques ou de versions compatibles avec le logiciel. Un simple navigateur suffira. L’achat requiert, en revanche, une installation sur un ordinateur ou sur des serveurs.

• Les mises à jour sont automatiques

Le logiciel de facturation en ligne est mis à jour par l’éditeur du logiciel directement, dans la plupart des cas, sans surcoût pour l’entreprise. L’abonnement mensuel payé par l’entreprise tenant déjà compte de ce service. Pour ce qui est de l’achat, les mises à jour sont payantes et elles nécessitent l’installation d’un fichier sur le matériel informatique de l’entreprise.

Achat ou location : la souplesse d’organisation

C’est encore un avantage du logiciel de facturation en ligne. Lorsque l’entreprise souhaite avoir accès à ses données à plusieurs endroits, la location est généralement plus intéressante.

Mais plus globalement, l’entreprise doit se poser certaines questions avant se d’investir : va-t-elle utiliser le logiciel de facturation de manière durable ? Ses besoins peuvent-ils être comblés par des solutions standardisées vendues sur le marché ?

Si son besoin s’étend sur le long terme, un achat pourra être envisagé. Sur des durées assez longues, acheter coûte généralement moins cher que louer. En effet, hormis le coût lié à l’utilisation du logiciel, l’abonnement tient aussi compte des coûts de stockage des données, des coûts de maintenance ainsi que des coûts de sécurisation des données (attention, dans l’hypothèse d’un achat, ces coûts seront supportés directement par l’entreprise).

Dans le cas contraire, la location est plus adaptée car elle permet plus de flexibilité : l’abonnement est facturé tous les mois et la location peut généralement être arrêtée à tout moment.

Achat ou location : la qualité de la connexion Internet

C’est un critère qui peut paraître basique mais il demeure essentiel. Il faut avoir recours au logiciel de facturation en ligne uniquement si l’entreprise dispose d’une connexion Internet et que celle-ci soit bonne. Un bon débit est indispensable.

Par ailleurs, il faut savoir que l’application hébergée n’est plus accessible lorsque le réseau subit des coupures Internet. Les données ne sont donc pas consultables dans ce cas.

En conclusion, les entreprises situées dans des zones peu, pas ou mal desservies doivent opter pour l’achat plutôt que pour la location.

Achat ou location : la renommée de l’éditeur du logiciel

C’est le point faible de la location. Dans cette configuration, l’hébergement, le stockage et la sécurisation des données sont assurés par l’éditeur du logiciel lui-même. Ce qui peut amener certains éditeurs peu scrupuleux à opter pour des solutions à bas coûts et donc les moins protectrices pour l’entreprise (implantation des serveurs dans des pays faiblement réglementés, par exemple).

Pour remédier à ce problème, il est nécessaire de s’assurer que les serveurs de l’éditeur soient implantés dans un pays de confiance en France ou dans un pays de l’Union Européenne. Cela permettra de bénéficier de certaines garanties en matière de confidentialité et de sécurité des données. Avoir recours à un éditeur reconnu offre de bonnes garanties dans ce domaine.

Autrement, l’entreprise devra procéder à l’achat de son logiciel et sécuriser elle-même ses données.

Achat ou location : les solutions spécifiques

L’exercice de certaines activités impose le recours à des solutions développées sur mesure. On parle de « solutions métiers ». Il en existe notamment dans le secteur du bâtiment (BTP) ou dans le secteur médical. Ces programmes informatiques sont généralement accessibles à l’achat. Ils commencent à être commercialisés à la location.

Pour les activités les plus complexes ou les entreprises de taille importante, des développements spécifiques doivent être envisagés. Il pourra, par exemple, s’agir d’intégrer la gestion de la facturation au sein d’un progiciel de gestion intégrée – PGI. Dans cette hypothèse, l’achat d’un logiciel va offrir plus de possibilités en termes de personnalisation, de modification ou d’amélioration.

Conclusion : faut-il acheter ou louer son logiciel de facturation ? Il n’existe aucune réponse prédéfinie. Les besoins des entreprises en la matière diffèrent, c’est pourquoi il est indispensable de faire un point complet avant d’investir dans une solution et éventuelle d’effectuer des comparaisons.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.